Hoe maak je de digitale werkplek van jouw organisatie overzichtelijker en gebruiksvriendelijker?

Hoe maak je de digitale werkplek van jouw organisatie overzichtelijker en gebruiksvriendelijker?

Je digitale werkplek zou je organisatie productiever moeten maken. Maar in de praktijk merk je dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie en het schakelen tussen verschillende apps en systemen. Dit leidt tot extra supportverzoeken, verhoogde veiligheidsrisico’s en minder productiviteit en werkplezier. Herkenbaar?

Je organisatie is hierin niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat kantoormedewerkers hier gemiddeld bijna een werkdag per week aan besteden. Gelukkig kun je dit voorkomen met een digitale werkplek die overzichtelijk en gebruiksvriendelijk is. Op basis van best practices en ervaringen uit de praktijk laten we zien:

✅ Waarom zoveel digitale werkplekken onoverzichtelijk zijn en hoe je dat voorkomt.
✅ Welke digitale werplekoplossingen er zijn.
✅ Hoe je adoptieproblemen overwint en medewerkers soepel laat overstappen.

Zo creëer je een digitale werkplek die niet alleen technisch klopt, maar ook echt werkt in de praktijk.

Waarom zijn zoveel digitale werkplekken onoverzichtelijk?

Veel digitale werkplekken groeien ongecontroleerd. Nieuwe tools en systemen worden toegevoegd om specifieke uitdagingen en werkzaamheden op te lossen. Voor je het weet, werkt iedereen met veel verschillende applicaties, verspreidt informatie zich over meerdere platforms en wordt samenwerken onnodig complex. Gevolg? Medewerkers verspillen tijd aan het zoeken naar bestanden, schakelen tussen systemen en lopen vast op versnipperde processen.

Eenvoud, adoptie en veiligheid: de sleutel tot een succesvolle digitale werkplek
Je digitale werkplek moet overzichtelijk en gebruiksvriendelijk zijn, zonder dat je IT-landschap onnodig complex wordt. Medewerkers willen snel en gebruiksvriendelijk toegang tot de informatie en tools die zij het meest gebruiken.

De grootste uitdaging? Adoptie. Zelfs de beste oplossing levert weinig op als medewerkers er niet mee aan de slag gaan. Hoe intuïtiever de werkomgeving en hoe beter deze aansluit op de dagelijkse workflow, hoe sneller en soepeler de overstap.

Daarnaast is veiligheid een must. IT moet controle houden over toegangsrechten en databeheer, zonder extra beheerlast. Door bijvoorbeeld Single Sign-On (SSO) en role-based access control toe te passen, voorkom je ongeoorloofde toegang en houd je grip op beveiliging.

Welke digitale werkplek past bij jou?

Je wilt een digitale werkplek die efficiënt werkt, makkelijk te beheren is en je medewerkers optimaal ondersteunt. Maar welke optie past het best bij jouw organisatie? Dit zijn de drie meest voorkomende oplossingen:

Optie	Voordelen	Uitdagingen
SharePoint (Microsoft 365)	✅ Integratie met Microsoft 365-apps ✅ Veelzijdig documentbeheer ✅ Uitgebreide aanpassingsmogelijkheden	❌ Geen one fits all oplossing ❌ SharePoint kan complexer in gebruik zijn ❌ Vergt meer beheer en specialistische kennis
SaaS-oplossing	✅ Eén overzichtelijke startplek ✅ Intuïtieve gebruikerservaring ✅ Snelle implementatie en makkelijk beheer	❌ Minder maatwerk dan bij een custom oplossing ❌ Afhankelijk van leverancier voor updates ❌ Mogelijk beperkte integratie met niche-tools
Maatwerk/ Open-source	✅ Volledige controle over functies en design ✅ Koppeling met alle bestaande systemen ✅ Onafhankelijk van externe leveranciers	❌ Hoge ontwikkel- en onderhoudskosten ❌ Lange implementatietijd ❌ Vereist gespecialiseerde IT-kennis

Welke keuze het beste past, hangt af van jouw IT-strategie, beschikbare middelen en de flexibiliteit die je nodig hebt.

Wat maakt een SaaS-oplossing aantrekkelijk?

Microsoft 365 werkt prima, maar zonder goede integratie ontstaat fragmentatie. Maatwerk biedt volledige controle, maar is duur en tijdrovend. Veel IT-teams zoeken daarom een oplossing die de bestaande tools beter laat samenwerken, zonder extra complexiteit. SaaS-platforms, zoals bijvoorbeeld Workspace 365, vormen een slimme laag over je IT-landschap en brengen alle essentiële tools samen op één plek. Medewerkers krijgen een centrale, op maat gemaakte en gebruiksvriendelijke interface die vanaf elk apparaat toegankelijk is. Dit versnelt het vinden van informatie en vermindert de IT-beheerlast aanzienlijk.

Voor wie is een SaaS-oplossing het meest geschikt?
Een SaaS-oplossing is geschikt voor elke organisatie, maar levert de meeste voordelen op vanaf 50 werkplekken. Vooral bedrijven met meerdere vestigingen, het gebruik van veel verschillende devices en uitdagingen in interne communicatie profiteren ervan. Medewerkers loggen overal en altijd in of ze nu op kantoor, thuis of onderweg werken. Ook voor groeiende bedrijven of organisaties met veel externe medewerkers biedt dit een slimme, schaalbare oplossing.

Honderden uren per dag besparing
Een uitstekend voorbeeld hoe een SAAS-oplossing een zorgorganisatie heeft geholpen efficiënter te worden, is als volgt. Door de integratie is het deze zorgorganisatie gelukt om elke medewerker tot 7% administratieve werktijd per dag te besparen.

Met een personeelsbestand van meer dan 4.000 medewerkers komt dit neer op aanzienlijke urenbesparingen. Deze tijd kan nu besteed worden aan patiëntenzorg of andere cruciale taken, in plaats van zoeken en scrollen door verschillende apps, documenten en programma’s.

Een zorgmedewerker zei hierover: “Ik merk dat het inloggen sneller gaat, ik kan gelijk bij mijn documenten en bij alles wat ik nodig heb. De cockpit is erg overzichtelijk, er zijn allemaal tegels die je snel kan aanklikken. Kortom, het is een hele goede stap.”

Hoe zorg je voor een digitale werkplek die werkt in de praktijk?

Grip krijgen op een versnipperd IT-landschap
Je wilt systemen en applicaties soepel laten samenwerken, zonder dat je werkplek onnodig complex wordt. De technologie moet kloppen, maar minstens zo belangrijk is dat het logisch en intuïtief voelt voor de gebruiker. Dat vraagt om een aanpak die verder gaat dan alleen de techniek, want als medewerkers er niet prettig mee werken, levert het weinig op.

Geen vage beloften, maar een helder en praktisch proces
Technische vernieuwing roept altijd vragen op. Hoe sluit het aan op je huidige systemen? Wat betekent het voor het beheer? Hoe zorg je dat iedereen er moeiteloos mee aan de slag kan? Een duidelijke strategie voorkomt verrassingen. Daarom is het slim om niet alleen naar de implementatie te kijken, maar ook naar adoptie en het dagelijkse gebruik.

Meer dan alleen technologie: het moet gewoon werken
Microsoft 365, SharePoint en andere tools kunnen perfect geïntegreerd zijn, maar als medewerkers moeten zoeken naar de juiste werkwijze, ben je verder van huis. Het gaat niet om zoveel mogelijk functies, maar om een werkomgeving die logisch voelt en prettig werkt. Geen one-size-fits-all, maar een oplossing die bij jouw organisatie past.

Hoe een goede IT-dienstverlener je helpt bij een soepele overgang naar een slimmere werkplek

Een nieuwe digitale werkplek moet niet alleen goed werken, maar ook logisch en prettig aanvoelen voor je medewerkers. Een geslaagde implementatie gaat daarom verder dan alleen techniek. Heldere communicatie, goede training en nazorg maken het verschil tussen een werkplek die wordt omarmd of een die vragen oproept.

Een verandering roept altijd vragen op. Hoe zorg je dat medewerkers met de nieuwe digitale werkplek aan de slag gaan? Een succesvolle introductie verloopt in drie fases:

Voorbereiding: een sterke start
Een soepele overgang begint met heldere communicatie. Iedereen weet wat er verandert en waarom.

Wat verandert er? Waarom? Wat levert het op?
Trainingen op maat voor een goede voorbereiding.

Implementatie: stapsgewijs meenemen
Verandering in fasen doorvoeren voorkomt weerstand.

Training op locatie en online in kleine groepen.
Focus op gebruiksgemak en dagelijkse voordelen.

Nazorg: blijvende ondersteuning
Hulp blijft beschikbaar, ook na de implementatie.

Praktische documentatie en veelgestelde vragen.
Vast aanspreekpunt voor extra ondersteuning.

Conclusie

Een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke digitale werkplek is geen luxe, maar een noodzaak. Door versnippering tegen te gaan, adoptie te vergemakkelijken en veiligheid centraal te stellen, creëer je een werkplek waar medewerkers efficiënter en met meer plezier werken.

We hebben besproken waarom digitale werkplekken vaak onoverzichtelijk worden, welke oplossingen er zijn en hoe je een soepele overgang organiseert. Of je nu kiest voor Microsoft 365, een SaaS-oplossing of maatwerk, het succes valt of staat met gebruiksgemak en adoptie.

Met jarenlange ervaring in het optimaliseren van digitale werkplekken weten we hoe belangrijk een intuïtieve werkomgeving is. Wij helpen je om een digitale werkplek te creëren die niet alleen technisch klopt, maar ook prettig werkt in de praktijk.

Benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uitziet? Zullen we een keer sparren?

Stel je vraag

Heb je een vraag naar aanleiding van dit artikel? Laat het ons weten en we nemen snel contact met je op.

"*" geeft vereiste velden aan