Hoe regel je IT-processen in bij in- en uitdiensttreding van medewerkers?

Het in- en uitdienst treden van medewerkers is een bijzonder moment. Het draait niet alleen om een fijne start of een goede afsluiting, maar vooral om het gevoel dat alles soepel en professioneel verloopt. Samen zorgen we ervoor dat nieuwe collega’s zich welkom voelen en vertrekkende collega’s met een goed gevoel afscheid nemen. Hierbij speelt een goed ingericht IT-proces een belangrijke rol.

We geven je een aantal tips om te voorkomen dat jouw nieuwe collega’s een negatieve indruk krijgen of bedrijfsdata bij het vertrek van een collega verloren gaan, doordat gegevens niet op de juiste wijze zijn opgeslagen of juist zijn verwijderd.

Hoe kun je bij indiensttreding zorgen voor een vliegende start?

Een nieuwe medewerker die op dag één direct aan de slag kan, voelt zich welkom en klaar om bij te dragen aan het succes van jouw organisatie. Maar wat moet je precies regelen?

• Begin met het aanmaken van een gebruikersaccount
  Geregeld komt het voor dat het aanmaken van een nieuwe gebruiker spoedklus wordt, omdat je nieuwe collega morgen start. Snel schakelen met onze Servicedesk is in dit geval een voordeel, maar kan er ook voor zorgen dat niet alle rechten tijdig zijn toegewezen of de naam van jouw nieuwe collega door de haast onjuist wordt verwerkt. Wil je altijd goed voorbereid starten? Houdt dan rekening met een verwerkingstijd van 4 werkdagen voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker. In ons ticketportaal staat een formulier voor nieuwe medewerkers klaar om dit proces verder voor jou te vereenvoudigen.
• Installeer de juiste apparatuur en verzorg de juiste toegangsrechten
  Maakt jouw nieuwe collega gebruik van een laptop, telefoon of andere tools, zorg er dan voor dat deze voor hem klaarliggen op zijn eerste dag. Met zijn eigen gebruikersaccount kan jouw nieuwe collega meteen zijn werkplek opstarten en aan de slag. Of toch niet? Zorg er naast het gebruikersaccount en de juiste apparatuur ook voor dat jouw collega toegang heeft tot de juiste software en systemen. Iedereen werkt graag met een account dat klopt: van de juiste naam tot toegangsrechten en relevante tools. Geen gedoe, gewoon klaar voor gebruik.
• Een veilige werkomgeving voor iedereen
  Een veilige werkomgeving is niet alleen fijn voor jou als werkgever, maar ook voor de medewerker. Met bijvoorbeeld tweestapsverificatie geeft je een nieuwe medewerker vertrouwen én bescherm je jouw organisatie. Daarnaast is het van belang om je nieuwe collega te wijzen op jullie huisregels met betrekking tot het opslaan van wachtwoorden. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een wachtwoordmanager als Bitwarden. Help je medewerker op een veilige en verantwoorde manier op weg en stel daarmee ook jouw bedrijfsdata veilig.

Hoe zorg je voor een nette afronding?

Als een medewerker vertrekt, wil je dit zorgvuldig afhandelen. We geven je een aantal tips om te voorkomen dat jouw collega’s na het uitdienst treden alsnog kunnen inloggen en bij bedrijfsspecifieke data kunnen komen.

• Plan het intrekken van de toegangsrechten in
  Wanneer bekend is dat een collega uit dienst gaat, is het belangrijk om het intrekken van toegangsrechten tot systemen en bedrijfsdata direct in te plannen. Dit voorkomt dat bedrijfsdata onbedoeld toegankelijk blijft bij uitdiensttreding van de medewerker.
• Vraag de medewerker om data- en kennisoverdracht
  Geef je collega bij vertrek de ruimte voor data- en kennisoverdracht. Wanneer er bijvoorbeeld nog documenten op een persoonlijke schijf staan opgeslagen, vraag de medewerker dan om relevante documentatie over te zetten naar de SharePoint, Microsoft Teams of een andere cloudomgeving. Op deze manier gaat er geen kennis over projecten of klanten verloren en kunnen collega’s het werk gemakkelijk opvolgen.
• Neem apparatuur in of zorg ervoor dat deze worden opgeschoond voor overname
  Wanneer laptops, telefoons en andere bedrijfseigendommen bij de uitdiensttreding ingeleverd worden, moeten deze weer gereed gemaakt worden voor de volgende collega. Privacygevoelige informatie wordt verwijderd en systemen worden opgeschoond. Dit geldt ook wanneer apparatuur bij uitdiensttreding wordt overgenomen door de medewerker. Zorg er ook dan voor dat er geen bedrijfsinformatie meer op het apparaat aanwezig is en dat connecties met bijvoorbeeld wifi of interne netwerken worden verbroken.

Waarom het loont om dit goed te regelen?

Een goed IT-proces rondom in- en uitdiensttreding doet meer dan alleen tijd besparen. Het geeft nieuwe collega’s een warm welkom, beschermt je data en zorgt voor een professionele indruk. Heb je hulp nodig bij het opzetten, verbeteren of beheren van dit proces? Laat het ons weten. Samen sparren we over de beste invulling voor jou, altijd met oog voor de mensen achter de techniek.