Hoe zorg je voor een soepel IT-proces bij in- en uitdiensttreding?
Hoe zorg je voor een soepel IT-proces bij in- en uitdiensttreding?
Wanneer een nieuwe medewerker start of een collega vertrekt, kan een slecht ingericht IT-proces voor frustratie en beveiligingsrisico’s zorgen. Denk aan ontbrekende accounts, verkeerde rechten of ex-medewerkers die nog toegang hebben tot systemen. Dit leidt niet alleen tot inefficiëntie, maar kan ook impact hebben op de veiligheid van organisatiegegevens.
Bij Symbis hebben we jarenlange ervaring met het optimaliseren van IT-processen rondom in- en uitdiensttreding. We weten precies welke stappen nodig zijn om een soepele onboarding en een veilige offboarding te garanderen.
In dit artikel ontdek je praktische tips om jouw IT-processen te stroomlijnen, zodat nieuwe medewerkers moeiteloos kunnen starten en vertrekkende collega’s geen toegang meer hebben tot cruciale systemen.
Een vliegende start bij indiensttreding
Je wilt dat een nieuwe medewerker zich op dag één welkom voelt en direct kan starten. Dit vraagt om een gestructureerde voorbereiding.
1. Zorg voor een tijdig aangemaakt gebruikersaccount
Het aanmaken van een nieuw account wordt vaak een spoedklus. Dit kan leiden tot fouten, zoals verkeerd toegekende rechten of onjuiste namen. Voorkom dit door rekening te houden met een verwerkingstijd van vier werkdagen. Maak gebruik van een standaardformulier om dit proces te versnellen en te structureren.
2. Regel de apparatuur en toegangsrechten vooraf
Zorg ervoor dat je nieuwe collega op de eerste werkdag direct aan de slag kan met een goed functionerende laptop, telefoon en de juiste softwaretoegang. Controleer vooraf of alle benodigde tools en rechten correct zijn ingesteld, zodat er geen vertraging ontstaat.
3. Creëer een veilige werkomgeving
Beveiliging is essentieel, zowel voor jouw organisatie als voor je medewerker. Implementeer tweestapsverificatie en zorg ervoor dat medewerkers veilig omgaan met wachtwoorden, bijvoorbeeld met een wachtwoordmanager zoals Bitwarden. Dit minimaliseert beveiligingsrisico’s en draagt bij aan een veilige digitale werkomgeving.
Een zorgvuldige afronding bij uitdiensttreding
Wanneer een medewerker vertrekt, moet je dit zorgvuldig afhandelen om de continuïteit van je organisatie en de beveiliging van organisatiedata te waarborgen.
1. Trek toegangsrechten tijdig in
Plan het intrekken van toegang tot systemen en data zodra de uitdiensttreding bekend is. Dit voorkomt dat ex-medewerkers ongewenst toegang behouden tot organisatie-informatie.
2. Zorg voor een goede data- en kennisoverdracht
Vraag je vertrekkende collega om belangrijke documenten en informatie over te zetten naar een gedeelde cloudomgeving, zoals SharePoint of Microsoft Teams. Zo voorkom je verlies van waardevolle kennis en vergemakkelijk je de overdracht naar andere teamleden.
3. Laat apparatuur inleveren en opschonen
Laptops, telefoons en andere organisatie-eigendommen moeten bij vertrek worden ingeleverd en opgeschoond. Dit geldt ook voor apparaten die medewerkers overnemen. Verwijder organisatie-informatie en verbreek verbindingen met interne netwerken om datalekken te voorkomen.
Waarom dit belangrijk is voor jouw organisatie
Een gebrekkig IT-proces bij in- en uitdiensttreding kan grote gevolgen hebben. Denk aan nieuwe medewerkers die dagenlang niet kunnen inloggen of ex-medewerkers die nog steeds toegang hebben tot gevoelige organisatiedata. Dit leidt niet alleen tot frustratie en tijdverlies, maar kan ook zorgen voor beveiligingsrisico’s en zelfs datalekken – met mogelijke boetes en reputatieschade tot gevolg.
Een gestroomlijnd IT-proces bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat jouw organisatie voldoet aan veiligheids- en compliance-eisen. Weten hoe je dit goed regelt? We denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw organisatie.
