Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren met Microsoft Power Automate?

Wil je processen automatiseren met Microsoft Power Automate? Dan is de eerste vraag: welke processen lenen zich daarvoor? Een belangrijke voorwaarde is dat het om een herhalend proces gaat met een duidelijke structuur. Dat betekent niet dat er nooit uitzonderingen kunnen zijn, maar die uitzonderingen moeten wel bekend en doordacht zijn.

Neem als voorbeeld een declaratieproces: iemand dient een bonnetje in via een formulier, waarna het gecontroleerd en goedgekeurd moet worden door een manager. Na goedkeuring gaat het proces verder naar de volgende stap. Maar wat als het bonnetje wordt afgekeurd? Stopt het proces dan of krijgt de indiener de kans om een nieuw bonnetje in te dienen binnen hetzelfde proces?

Dit zijn vragen waar je vooraf over moet nadenken. Hoe verloopt je proces? Waar zitten mogelijke uitzonderingen? En sluit het proces altijd aan op het beleid? Door dit goed uit te werken, zorg je ervoor dat je automatisering soepel verloopt en bijdraagt aan efficiëntie.

Start met eenvoudige automatiseringen die je direct tijd besparen. Veel organisaties willen grip houden op hun data en structuur, bijvoorbeeld door te voorkomen dat medewerkers zelf Teams-kanalen aanmaken. Zonder controle ontstaat er namelijk snel wildgroei en dat maakt het lastig om overzicht te behouden.

Wat je kunt doen, is dit proces automatiseren met een eenvoudig aanvraagformulier in Microsoft Forms. Medewerkers geven daarin aan wat het doel en de naam van het team moet zijn. Die aanvraag wordt vervolgens doorgestuurd naar de juiste persoon binnen de organisatie voor goedkeuring. Na goedkeuring wordt het team automatisch aangemaakt volgens de bedrijfsstandaarden, inclusief alle achterliggende instellingen. Zo blijft alles netjes en beheersbaar.

Ook kleinere automatiseringen kunnen veel tijd besparen. Denk aan een proces waarbij bijlagen van een specifieke afzender automatisch in een SharePoint-map worden opgeslagen – bijvoorbeeld facturen die altijd op dezelfde plek bewaard moeten worden. Of een goedkeuringsproces: zodra een bestand in een bepaalde map wordt geplaatst, start automatisch een goedkeuringsaanvraag. Keurt de manager het goed? Dan verhuist het bestand naar de volgende map.

Dit soort simpele automatiseringen kunnen een organisatie al veel efficiënter maken en zorgen voor structuur zonder extra handmatig werk.

Naarmate je meer ervaring opdoet, kun je complexere processen optimaliseren. Denk aan het onboarden van nieuwe medewerkers en het toekennen van rechten. Ook hier komt een Power Automate flow goed van pas. Dit zorgt ervoor dat gebruikers automatisch de juiste toegang en licenties krijgen op basis van hun functie binnen de organisatie.

Stel, een nieuwe medewerker wordt aangemaakt in je systeem en krijgt een specifieke functie. Aan die functie zijn standaardrechten gekoppeld: toegang tot bepaalde mappen, applicaties en licenties. Power Automate leest die functiecode en wijst automatisch de juiste rechten toe.

En het mooie is: dit proces werkt ook bij wijzigingen. Gaat een medewerker een andere rol vervullen of verlaat die de organisatie? Dan loopt het proces opnieuw en worden de rechten automatisch aangepast of ingetrokken. Zo weet je altijd zeker dat medewerkers alleen toegang hebben tot wat ze nodig hebben – volledig volgens de standaarden van de organisatie.

Deze workflows zorgen niet alleen voor tijdswinst, maar verminderen ook fouten en frustraties.

Hoe je met Power Automate aan de slag gaat, hangt helemaal af van jouw achtergrond. Heb je al IT-ervaring? Dan is er genoeg documentatie beschikbaar om zelf processen te automatiseren. Maar er zitten altijd risico’s aan en sommige vraagstukken zijn complexer dan ze op het eerste gezicht lijken.

Kom je er niet uit met de beschikbare informatie? Of wil je samen kijken hoe je bedrijfsprocessen optimaal kunt automatiseren? Het begint allemaal bij iemand die een goed overzicht heeft van de processen binnen de organisatie. Wie weet welke taken telkens op dezelfde manier worden uitgevoerd? Iedereen herkent repetitief werk, maar de volgende stap is: hoe kunnen we dat borgen in automatisering?

Op dat punt komt vaak een IT-specialist in beeld. Samen kijk je naar hoe deze processen passen binnen de bestaande systemen. Waar komt de informatie vandaan? Wat moet ermee gebeuren? Door dit samen uit te werken, zorg je ervoor dat de automatisering niet alleen efficiënt is, maar ook goed aansluit bij je organisatie en de manier van werken.

Win advies in bij een ervaren IT-dienstverlener. Want automatiseren is niet simpelweg een bestaand proces digitaliseren, het is een kans om het proces opnieuw te bekijken en te optimaliseren. Wat op papier werkt, is niet altijd de beste digitale oplossing.

Wij combineren de kracht van het Power Platform met onze ervaring in bedrijfsprocessen. Zo zorgen we niet alleen voor een technische oplossing, maar ook voor een proces dat past bij jouw organisatie.

Het automatiseren van arbeidsovereenkomsten voor vier BV’s

Een HR-medewerker is verantwoordelijk voor de personeelszaken van vier verschillende BV’s. Bij iedere nieuwe medewerker moest handmatig een arbeidsovereenkomst worden opgesteld. Dit betekende: het juiste sjabloon openen, alle gegevens zoals naam, salaris en BV invullen, het document opslaan en vervolgens een e-mail opstellen met het contract als bijlage. Dit proces nam minimaal 20 minuten per medewerker in beslag.

Om dit efficiënter te maken, hebben we het proces geautomatiseerd met Microsoft Forms en Power Automate. Nu vult de medewerker simpelweg een formulier in met alleen de benodigde gegevens: de juiste BV, naam, salaris en andere details. Vervolgens wordt het contract automatisch gegenereerd, opgeslagen en direct gemaild naar de nieuwe medewerker. Dit hele proces kost nog maar 5 minuten.

Dankzij deze automatisering bespaart diegene niet alleen tijd, maar is het proces ook minder foutgevoelig en veel gebruiksvriendelijker. Een simpele oplossing met grote impact!

Door slim gebruik te maken van Microsoft Power Automate automatiseer je tijdrovende en foutgevoelige processen. Van eenvoudige goedkeuringsflows tot complexe onboardingprocessen, automatisering helpt je om efficiënter en gestructureerder te werken.

We hebben besproken hoe je geschikte processen herkent, hoe je start met eenvoudige automatiseringen en wanneer het verstandig is om IT-expertise in te schakelen. Met praktijkvoorbeelden hebben we laten zien hoe organisaties hun administratieve last hebben verminderd en hun productiviteit hebben verhoogd.

Wil je ontdekken welke processen binnen jouw organisatie het meeste baat hebben bij automatisering? Begin met het in kaart brengen van terugkerende taken en inefficiënte workflows. Overweeg om een expert in te schakelen voor advies op maat, zodat je automatisering optimaal aansluit bij jouw bedrijfsprocessen.

Bij Symbis helpen we bedrijven om slimmer te werken met Power Automate. Of je nu net begint of al ervaring hebt met automatisering, wij bieden de kennis en tools om jouw processen efficiënter in te richten. Heb je vragen over je procesautomatisering. Laat het hieronder aan ons weten, dan nemen we contact met je op.