Automatiseer repetitieve taken: Hoe Microsoft Power Automate en Apps jouw werkdag leuker maken

Processen automatiseren is niet langer een optie, maar een kans om jezelf efficiënter te maken. Het lost namelijk een aantal herkenbare uitdagingen op:

• Steeds hetzelfde werk: Elke dag dezelfde stappen uitvoeren? Dat kost je veel onnodige tijd. Geef repetitief werk aan je computer en richt je tijd op wat echt waarde toevoegt.
• Te weinig handen: Er is vaak simpelweg te veel werk voor te weinig mensen. Procesautomatisering helpt je om meer te doen met dezelfde mensen.
• Altijd consistent: Je computer raakt niet afgeleid en maakt geen fouten. Processen worden altijd nauwkeurig en op dezelfde manier uitgevoerd. Dat scheelt je een hoop herstelwerk.
• Tijd en geld besparen: Efficiëntie is goud waard. Met een gestroomlijnd proces werk je sneller en voordeliger. Dat merk je direct in je resultaten.

De behoefte aan automatisering kan overal in jouw organisatie beginnen. Misschien denk je zelf wel: “Waarom doe ik deze stappen elke dag opnieuw? Dit moet toch slimmer kunnen?” Of zoekt het management naar manieren om processen efficiënter en toekomstbestendiger te maken.

Vaak zien juist de mensen op de werkvloer – die dagelijks met repetitieve taken bezig zijn – als eersten de mogelijkheden. Maar ook projectteams nemen regelmatig het voortouw om dingen slimmer aan te pakken.

Eén ding is zeker: procesautomatisering is geen top-down- of bottom-upverhaal. Iedereen, van directie tot werkvloer, kan een aanzet geven. De eerste stap ligt dichterbij dan je denkt.

Het automatiseren van processen kan weerstand oproepen. Logisch. Misschien zijn er zorgen dat technologie banen overbodig maakt. Neem die zorgen serieus. Procesautomatisering gaat niet om banen schrappen, maar om werk slimmer en leuker te maken. Het neemt taken weg die tijd kosten, maar weinig energie opleveren. Wat je overhoudt? Werk met meer impact en vaak ook meer plezier.

Wil je die weerstand verminderen? Neem je collega’s vanaf het begin mee. Vertel waarom procesautomatisering belangrijk is. Laat zien wat het hen oplevert. Nog beter: laat ze zelf meedenken. Vraag om hun ideeën en feedback. Als mensen zich gehoord voelen, maak je van een verandering een gezamenlijk succes. Procesautomatisering wordt dan niet iets dat over hen heen komt, maar iets wat hen beter maakt.

Het Microsoft Power Platform is een set handige tools die jou helpen slimmer te werken. Het maakt tijdrovende processen makkelijker, geeft je waardevolle inzichten uit data en bied je de mogelijkheid om je eigen apps te bouwen.

Laten we inzoomen op de twee onderdelen die je helpen processen te automatiseren:

Power Automate
Met Power Automate automatiseer je eenvoudige, herhalende taken. Zie het als een stappenplan van A tot Z dat je door de computer laat uitvoeren. Voorbeelden?

• Een e-mail automatisch laten versturen zodra een klant een formulier invult
• Inkomende facturen meteen koppelen aan de juiste afdeling
• Herinneringen naar collega’s sturen voor belangrijke deadlines.

Power Apps
Heb je weleens gedacht: “Waarom is er geen app die precies doet wat ik nodig heb?” Met Power Apps kun je die app maken. Wat voor soort apps? Denk bijvoorbeeld aan:

• Een app waarmee collega’s gemakkelijk vrije dagen aanvragen
• Een tool om realtime voorraadniveaus in te zien
• Een gepersonaliseerde checklist voor projectbeheer

Wat Microsoft Power Automate en Power Apps onderscheidt van andere oplossingen is de naadloze integratie met de Microsoft-omgeving. Hierdoor kun je workflows moeiteloos koppelen aan tools zoals Outlook, Teams en SharePoint, waardoor alles in één vertrouwde omgeving blijft.

Misschien denk je bij procesautomatisering aan iets ingewikkelds dat veel tijd kost om op te zetten. Maar dat is echt niet nodig. Het geheim? Begin klein. Kies een proces dat eenvoudig is en vaak terugkomt. Met een paar simpele stappen kun je al snel resultaat zien:

1. Kies een proces. Begin met een taak waar je meteen verschil kunt maken. Denk aan iets dat veel tijd kost of foutgevoelig is.
2. Breng het proces in kaart. Wat gebeurt er nu stap voor stap? En waar zitten de bottlenecks? Als je dit scherp hebt, kun je beter bepalen wat je wilt verbeteren.
3. Kies de juiste tool. Power Automate is een goed startpunt om workflows te maken die het werk voor je uit handen nemen.
4. Test en verbeter. Bouw een eenvoudige workflow, probeer het uit en vraag collega’s om feedback. Zo maak je het stap voor stap beter.
5. Schaal op. Heb je je eerste proces geautomatiseerd? Mooi! Kijk dan welke andere taken je slimmer kunt aanpakken.

Kies vandaag nog één simpele taak om te automatiseren. Breng het proces in kaart en maak een kleine workflow met Power Automate. Begin klein en voor je het weet, zie je hoe procesautomatisering jouw werkdag verandert.

Processen automatiseren klinkt ingewikkeld, maar dat hoeft het niet te zijn. Samenwerken met iemand die weet hoe het werkt, maakt het een stuk eenvoudiger. Een deskundige IT-partner helpt je om slimmer te werken en tijd te besparen, zonder dat jij je hoofd hoeft te breken over technische details.

Met jarenlange ervaring in het automatiseren van processen voor bedrijven uit verschillende sectoren, begrijpen we hoe we tijdrovende taken slim kunnen aanpakken. Denk aan het automatisch koppelen van facturen aan inkooporders of het bouwen van apps die dagelijkse workflows soepeler laten verlopen. We werken al vanaf het begin met het Microsoft Power Platform en kennen alle ins en outs.

Hoe we dat aanpakken, bepaal jij. Wil je zelf aan de slag en een kennispartner die je op weg helpt? We denken graag met je mee. Liever alles uit handen geven? Dan analyseren we samen jouw proces en bouwen we een oplossing die precies werkt zoals jij het wilt.

Een voorbeeld uit de praktijk
Een relatie van ons had een team van drie mensen. Elke week besteedden ze samen bijna de helft van hun tijd aan het handmatig matchen van inkomende facturen. Na het automatiseren van dit proces bleef er nog maar een halve dag werk over voor één persoon.

Welke taak zou jij als eerste automatiseren?

Een logische vraag: wat betaal je eigenlijk voor het automatiseren van processen? Het goede nieuws is dat je vaak al een flinke stap kunt zetten met wat je nu al gebruikt. Veel basisfuncties van Power Automate zitten standaard in je Microsoft-licentie, zoals E3, E1, Business Basic of Business Premium. Voor eenvoudige automatiseringen betaal je niets extra. Dus waarom wachten?

Werk je met complexere processen of gevoelige data? Dan heb je een premiumlicentie nodig. Hiermee krijg je toegang tot extra functies en meer controle over hoe je data wordt verwerkt. Dat is handig als je bijvoorbeeld striktere beveiliging nodig hebt of geavanceerde workflows wilt maken.

Wat fijn is: je hoeft niet meteen groot te beginnen. Test een proces met je huidige licentie en kijk wat werkt. Wil je daarna uitbreiden? Dan kun je altijd overstappen naar premiumopties als dat nodig is. Maar wacht niet te lang. Elk standaardproces dat je handmatig uitvoert, kost je meer tijd en geld dan nodig.

Het automatiseren van repetitieve taken is een uitstekende manier om tijd, geld en energie te besparen. Er is besproken hoe je taken zoals e-mailverwerking, factuurbeheer en voorraadcontrole kunt stroomlijnen met Power Automate en Power Apps. Deze tools maken je werkdag efficiënter, minimaliseren fouten en verhogen je productiviteit.

Wil je vandaag nog starten? Breng een eenvoudige taak in kaart en gebruik een goede tool om een workflow te bouwen. Of neem contact op met een ervaren IT-dienstverlener voor persoonlijke begeleiding.

Bij ons vind je niet alleen de kennis, maar ook de begeleiding. We helpen je graag om je hierin thuis te voelen en de mogelijkheden te ontdekken.