Hoe combineer je goede IT-beveiliging met flexibiliteit van werken?

Elke extra beveiligingsmaatregel heeft impact op hoe je collega’s werken. Denk aan MFA, een VPN of strengere wachtwoorden. Goede oplossingen, zeker. Maar ze vragen ook iets van je mensen. Meer klikken. Meer uitleg. Meer ‘gedoe’. En dat merk je. Frictie. Vertraging. Soms zelfs frustratie.

Ga je te ver, dan zoeken collega’s naar omwegen. Wachtwoorden op post-its. Accounts delen. Regels omzeilen. Niet handig. En al helemaal niet veilig. Tegelijkertijd kun je het je ook niet veroorloven om achterover te leunen. De wereld verandert, risico’s groeien. Nieuwe regels leggen de lat hoger. Klanten verwachten meer. En ook jouw organisatie wil kunnen aantonen dat het goed geregeld is.

Dus: je moet keuzes maken. Wat is echt nodig om veilig te kunnen werken? En hoe regel je dat zo, dat het past bij je mensen en bij hoe jullie dagelijks werken? Daar kom je alleen achter door het gesprek aan te gaan. Waar loop je risico’s? Waar heb je ruimte? Wat werkt bij jullie?

Vind je die balans, dan krijg je een aanpak die past. Eentje die je collega’s snappen en steunen. En die gewoon werkt.

Je collega’s willen gewoon lekker kunnen werken. Maar zonder goede beveiliging neem je flinke risico’s. Denk aan datalekken, gijzelsoftware of klanten die in één klap hun vertrouwen in je verliezen. Soms is één verkeerde klik al genoeg. Eén zwakke plek en het is raak.

En het blijft niet bij hackers of virussen. De regels worden ook strenger. Neem NIS2. Die stelt hogere eisen aan je beveiliging. Voldoe je daar niet aan? Dan kun je rekenen op boetes of andere juridische gevolgen. Ook verzekeraars worden kritischer. Ze keren pas uit als jij je zaakjes op orde hebt. Beveiliging is dus geen ‘extraatje’ meer. Het moet gewoon goed geregeld zijn.

Multi Factor Authenticatie (MFA)? Geen optie. Het is een vereiste. Niet alleen voor je eigen veiligheid, maar ook om samen te blijven werken met klanten, leveranciers of partners die hun beveiliging wel serieus nemen. Goede beveiliging draait niet alleen om data. Het beschermt je bedrijf. Je mensen. En je toekomst.

Securitymaatregelen zijn belangrijk. Maar eerlijk? Ze roepen zelden gejuich op. Zeker niet als collega’s er last van hebben. Dan voelt IT al snel weer als ‘gedoe’. Zonde, want het zit vaak niet in de maatregel zelf, maar in de manier waarop die wordt gebracht. Of juist niet wordt uitgelegd.

Herkenbaar? Dit zijn drie vragen die we vaak horen. En zo kun jij daar slim mee omgaan:

“Waarom moet ik steeds opnieuw MFA bevestigen?”
Gebruik voorwaardelijke toegang. Daarmee kun je instellen dat MFA alleen nodig is bij een onbekend apparaat of een onveilige locatie. Werk je op kantoor, met je vaste laptop? Dan hoeft het niet. Minder frustratie, net zo veilig.

“Waarom moet ik via de VPN voor deze applicatie?”
Sommige apps hebben extra bescherming nodig. Maar VPN is niet altijd de handigste keuze. Kijk eens naar Single Sign-On (SSO). Eén keer inloggen, en je kunt veilig bij meerdere systemen. Veel fijner werken.

“Waarom doen we het eigenlijk zo?”
Misschien wel de belangrijkste vraag. Weerstand komt vaak door onbegrip. Geef context. Stuur een korte uitleg, plan een sessie, laat zien wat er op het spel staat. Als mensen snappen wat er te verliezen is, zoals klantdata of continuïteit, dan komt het begrip sneller.

Goede security draait niet alleen om techniek. Het draait om mensen. Om communicatie. Luisteren. Uitleggen. Afstemmen. Top-down werkt niet. Je wilt geen politieagent zijn. Ga het gesprek aan. Laat zien dat je meedenkt. Dan voelt beveiliging niet als ‘moeten’, maar als een logische stap. Eentje die je samen zet.

MFA is een van de sterkste wapens tegen digitale inbraak. Eén extra check en je verkleint het risico direct. Maar als je MFA altijd en overal verplicht stelt? Dan gaan collega’s daar last van krijgen. En voor je het weet verdwijnt het draagvlak als sneeuw voor de zon.

De oplossing: zet MFA slim in. Met voorwaardelijke toegang. Zo bepaal je zelf wanneer MFA nodig is en wanneer niet. Bijvoorbeeld:

• Op kantoor of met een vertrouwd device en IP-adres? Geen MFA.
• Onbekend apparaat of IP-adres? MFA verplicht.
• Toegang tot gevoelige systemen? Altijd MFA, waar je ook bent.

Met deze aanpak houd je het veilig waar het moet. En werkbaar waar het kan. Dat scheelt frustratie en je collega’s blijven aangehaakt. Nog een voordeel: je voldoet makkelijker aan eisen. Denk aan NIS2 of je cyberverzekering. Die vragen om slimme toegangscontrole. Goed ingerichte MFA? Check.

En het mooie: voorwaardelijke toegang is zo geregeld. De impact op de werkvloer? Meteen merkbaar. Minder gedoe, meer veiligheid.

Je denkt dat MFA goed geregeld is. Alles staat aan, toch? Maar in de praktijk blijkt dat beeld vaak niet te kloppen. We kwamen het laatst nog tegen. Een organisatie dacht dat MFA overal actief was. Wat bleek? Alleen een paar losse apps waren beveiligd. De rest stond gewoon open.

Met een kritische blik en een uurtje werk hebben we dat omgedraaid. MFA geactiveerd op alle plekken waar het telt. Zonder gedoe. Gebruikers merkten er niets van. Maar onder de motorkap? Ging het beveiligingsniveau met 60 tot 70% omhoog.

En dit is geen uitzondering. We zien het vaker. Vorige IT-partners van onze relaties zetten een basis neer, maar missen het totaalplaatje. Dingen die eigenlijk standaard zouden moeten zijn, zoals volledige MFA-dekking, blijven liggen.

Het goede nieuws: dit is meestal snel te fixen. Geen groot project. Wel even goed kijken en gericht aanpakken. En die eerste stap, goed ingestelde MFA, dekt al 90 tot 95% van de risico’s af. Kleine aanpassing. Grote impact. Daar begint slimme beveiliging.

Beveiliging is geen checklist. Elke organisatie is anders. Dus heb je maatwerk nodig. Wat voor de één werkt, frustreert de ander. Maar dat betekent niet dat je alles opnieuw hoeft uit te vinden.

Met deze vijf stappen leg je de basis voor een aanpak die werkt en gedragen wordt:

1. Begin met inzicht
   Start met een security-scan. Waar zitten je grootste risico’s? Wat loopt al lekker? En waar kun je met een kleine ingreep veel winnen? Dat is je vertrekpunt.
2. Ga in gesprek
   Niet alleen met IT. Betrek ook management en eindgebruikers. Hoe werken zij? Waar schuurt het? Zo ontdek je wat wel werkt en waar nog bewustwording nodig is.
3. Werk een plan uit dat past
   Geen one-size-fits-all, maar keuzes die bij jullie passen. Is app-based MFA voldoende of liever toch een hardware token om in te loggen, als je bijvoorbeeld in de zorg werkzaam bent? Wat het beste werkt voor je mensen, wint altijd.
4. Zorg voor draagvlak
   Security werkt alleen als je collega’s het snappen. Leg uit waarom je iets doet. Wat het ze oplevert. En wat er op het spel staat. Soms is een korte uitleg al genoeg.
5. Blijf verbeteren
   Beveiliging is geen project dat je afrondt. Het is iets wat blijft lopen. Zorg dat de signalen om te verbeteren ook van je eigen mensen komen. En als je die oppakt en terugkoppelt? Dan laat je zien: dit doen we samen. Geen extra last, maar een manier van werken die gewoon bij jullie hoort.

Beveiliging is geen set regels die je zomaar over een organisatie heen legt. Het draait om mensen, processen en vertrouwen. En daar komt een goede IT-partner bij kijken.

Je wilt iemand die meedenkt. Die kiest voor slimme, werkbare oplossingen. Veilig, maar niet onnodig complex. Net dat beetje extra, zonder overdrijven.

Bij ons begint dat met een goed gesprek. Niet één keer, maar steeds opnieuw. Wat vandaag werkt, kan morgen anders zijn. Soms doe je allebei een stapje: iets strakker, iets soepeler. Zo ontstaat draagvlak.

Dat zie je ook in het contact. Van accountmanager tot supportmedewerker: we signaleren, leggen uit, denken mee. Geen opgeheven vingertje, maar samen kijken wat nodig is. En vaak zie je dan meteen: het kwartje valt, het balletje rolt.

Kun je uitleggen waarom iets nodig is, wat het oplevert en hoe het past bij jouw praktijk? Dan groeit het vertrouwen. Dan bouw je samen iets dat klopt.

En past het echt niet? Dan moet je durven zeggen: misschien zijn we niet de juiste match. Want samenwerken betekent ook samen verantwoordelijkheid nemen voor je digitale veiligheid.

Slimme beveiliging draait niet om meer regels of strengere protocollen. Het gaat om balans: beschermen wat nodig is, zonder dat het werk stroef wordt.

Je hebt gezien hoe kleine aanpassingen, zoals voorwaardelijke MFA, SSO en het actief betrekken van collega’s, een groot verschil maken. Minder gedoe, meer veiligheid en meer draagvlak.

Bij Symbis helpen we organisaties elke dag met een aanpak die werkbaar is. Geen opgelegde regels van bovenaf, maar slimme keuzes die passen bij jouw mensen, processen en risico’s.

Heb je een vraag of wil je meer weten over onze aanpak? Laat het ons weten, we sparren er graag met je over.