De juiste hardware kiezen

Niet iedere medewerker heeft hetzelfde nodig om goed te werken. De een werkt het liefst vanuit huis, de ander klapt zijn laptop overal open. Een salesmedewerker is gebaat bij een licht, mobiel apparaat. Een grafisch ontwerper heeft juist rekenkracht nodig. Eén standaardapparaat voor iedereen klinkt overzichtelijk, maar past zelden bij iedereen even goed.

Als IT-verantwoordelijke zit je hier tussen twee uitersten. Volledig standaardiseren houdt je beheerlast laag en je inkoop simpel, maar je loopt het risico dat een deel van je mensen met de verkeerde tool werkt. Voor elke medewerker maatwerk leveren past wel precies, maar wordt al snel duur en complex om te beheren. Persona’s zijn de middenweg.

Wat is werken met persona’s?
Je deelt je medewerkers in een handvol groepen op basis van hoe ze werken, niet op basis van hun functietitel. Voor elke persona kies je één of een paar standaardapparaten waaruit iemand mag kiezen. Zo houd je controle op je IT-omgeving, terwijl medewerkers een apparaat krijgen dat bij hun werk past.

De meeste organisaties komen uit op maximaal zes persona’s. In de praktijk past het overgrote deel van de medewerkers binnen zo’n indeling. De rest vang je op met uitzonderingen. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang je vooraf afspreekt wie zo’n uitzondering goedkeurt en waarom.

Hoe past dit bij BYOD, CYOD en COPE?
Misschien werk je al met een van de bekende device-modellen. Persona’s vervangen die niet, ze maken ze concreter.

Bij BYOD gebruikt iemand zijn eigen apparaat. Goedkoper in aanschaf, maar je beheerlast en je beveiligingsrisico lopen op, want elk privéapparaat met toegang tot bedrijfsdata is een mogelijk lek. Bij COPE verstrek je het apparaat en mag de medewerker het ook privé gebruiken. CYOD zit daartussen: de medewerker kiest uit een goedgekeurde hardwarelijst.

Persona’s passen het beste bij CYOD. De persona bepaalt de lijst waaruit iemand kiest. Zo geef je keuzevrijheid zonder dat je inkoop- en beheerlijst eindeloos wordt.

Zes persona’s die je vaak terugziet

• De Mobiele Reiziger. Veel onderweg, verbruikt veel data. Werkt het liefst met een licht apparaat met een lange accuduur.
• De Flexibele Kantoorwerker. Werkt flexibel op kantoor en wil een volledige werkplekervaring. Past goed bij een laptop met dockingstation en een of meer grote schermen.
• De Cloud Browser. Werkt vrijwel alles via de webbrowser. Heeft genoeg aan een Chromebook of thin client.
• De Creatieve Pro. Maakt content met specialistische programma’s. Heeft een apparaat met veel grafische rekenkracht nodig.
• De Power Gebruiker. Verwerkt veel data en draait zware AI-taken lokaal. Werkt met een krachtige desktop of laptop met veel CPU-kracht en geheugen.
• De Frontliner. Taakgericht werk, zoals receptie, sales en service. Past bij een lichte laptop of all-in-one, met een noise-cancelling headset voor telefoongesprekken.

Vergeet AI niet als keuzecriterium
Een paar jaar geleden was rekenkracht voor AI iets voor één persona. Dat ligt nu anders. AI-functies staan inmiddels gewoon op laptops, telefoons en tablets en raken bijna elke werkstijl. Voor de meeste mensen draait dat in de cloud en hoeft het apparaat niet zwaarder te zijn. Maar zodra iemand AI-taken lokaal wil draaien, bijvoorbeeld met gevoelige data die niet naar buiten mag, schuift de keuze richting een krachtiger apparaat met meer geheugen. Neem deze vraag per persona mee: draait de AI in de cloud of op het apparaat zelf?

Keuzevrijheid en veilig beheer horen bij elkaar
Meer keuze betekent meer verschillende apparaten op je netwerk. Dat hoeft geen probleem te zijn, mits je het veilig inricht. Werk je volgens een zero-trust-principe, dan vertrouw je geen enkel apparaat op voorhand en controleer je per toegangspoging of het mag. Goede endpoint security en centraal beheer maken het verschil tussen keuzevrijheid die werkt en keuzevrijheid die een lek wordt. Spreek dus per persona niet alleen af welk apparaat past, maar ook hoe je het beheert en beveiligt.

Wat het kost, en hoe je het betaalt
Hardware drukt vaak zwaar op je IT-budget. Geld dat naar apparaten gaat, kun je niet aan innovatie besteden. Twee keuzes sturen je kosten het sterkst.

De eerste is aanschaf versus abonnement. Koop je alles in één keer, dan heb je een grote investering vooraf en regel je vervanging zelf. Bij een abonnementsmodel, vaak Device as a Service genoemd, betaal je een vast bedrag per werkplek per maand, inclusief vervanging aan het einde van de levensduur. Dat maakt je kosten voorspelbaar, maar je betaalt over de looptijd meestal meer dan bij directe aanschaf.

De tweede is je vervangingsritme. Een apparaat dat te lang meegaat, kost je in frustratie en servicedesk-tijd wat je op de aanschaf bespaart. Per persona verschilt dat: een Power Gebruiker is sneller toe aan vervanging dan een Cloud Browser.

Waarom dit de moeite waard is
Het voordeel zit in de balans. Je hoeft niet elk apparaat apart te beheren, maar je dwingt je mensen ook niet in een tool die niet past. Iemand die met het juiste apparaat werkt, loopt minder vast en doet minder vaak een beroep op je servicedesk.

Er speelt ook een arbeidsmarktvraag. Nieuwe generaties hebben duidelijke verwachtingen van hun digitale werkplek. Wil je aantrekkelijk blijven als werkgever, dan telt mee of mensen prettig kunnen werken met hun apparatuur.

Let nog op één misverstand: mensen binnen dezelfde persona werken niet allemaal identiek. Twee Frontliners kunnen heel verschillend te werk gaan. De indeling is geen exacte foto van iedereen. Het is een praktisch hulpmiddel om de juiste hardware en accessoires te kiezen.

Hoe begin je?
Ik zou starten met je eigen organisatie tegen deze zes persona’s te leggen. Welke herken je meteen en welke groep valt erbuiten? Vaak heb je er aan vier of vijf genoeg. Bepaal daarna per persona je standaardapparaten, je AI-behoefte, je beheer- en beveiligingsaanpak en je vervangingsritme. Leg ook vast hoe je met uitzonderingen omgaat. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en houd jij de regie over je IT-omgeving.