Wat is Microsoft 365-adoptie en waarom loopt het vast na de uitrol?
Geschreven door Marco
Leestijd 5 minuten
Microsoft 365-adoptie is de mate waarin je medewerkers Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive in hun dagelijkse werk gebruiken zoals bedoeld. De uitrol regelt de toegang, adoptie regelt het gebruik. Adoptie loopt vaak vast omdat organisaties wel investeren in de overstap, maar geen tijd of geld reserveren voor de manier van werken erna. De oorzaak zit meestal in een van vier categorieën: gedrag, proces, inrichting of techniek. Training helpt alleen bij gedrag. Bij een onlogische inrichting of storingen los je eerst de structuur of de techniek op.
Waarom Microsoft 365 na de uitrol vaak stil blijft staan
Microsoft 365 is in gebruik in je organisatie. Iedereen heeft toegang, de licenties lopen en je IT-partner heeft de techniek netjes ingericht. Toch werkt je team nog hetzelfde als voor de overstap. Documenten gaan per mail als bijlage. Microsoft Teams staat open, maar collega’s gebruiken het nauwelijks. Wie iets zoekt, vraagt het aan een collega.
Mijn collega Annelies Dekker, Microsoft 365 adoptieconsultant bij Symbis, ziet dit patroon vaak bij organisaties die de overstap naar Microsoft 365 hebben gemaakt. “Ze investeren veel geld in de overstap. Maar hoe ze er straks mee willen werken, daar wordt heel vaak geen geld of tijd aan besteed.”
Het verschil zit in de adoptie: de manier waarop je team met de tools werkt.
Uitrol en adoptie zijn twee verschillende dingen
Uitrol regelt de toegang. Adoptie regelt het gebruik.
Je kunt Microsoft 365 technisch perfect beschikbaar stellen. Maar dat betekent niet dat medewerkers begrijpen hoe ze het moeten gebruiken. Of dat ze het willen.
Annelies legt het zo uit: stel dat iemand een auto krijgt maar niet kan rijden. De auto staat er. Maar je hebt er niets aan.
Adoptie slaagt wanneer medewerkers de tools in hun dagelijkse werk gebruiken zoals bedoeld. Consequent, en niet ieder op zijn eigen manier.
Wat het je team kost als adoptie achterblijft
Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive zijn geen extra tools die medewerkers erbij krijgen. Het zijn de tools waarmee ze elke dag werken, soms urenlang. Als het gebruik niet klopt, merkt je team dat direct.
Annelies schat in dat een medewerker al snel 30 minuten per dag kwijt is aan zoeken, vragen stellen of herstellen wat fout is gegaan. Geen hard getal, maar een herkenbaar beeld uit haar praktijk. Bij vijf werkdagen is dat een paar uur per week per medewerker. Opgeteld over je hele team lopen de uren snel op.
Daar komen de licentiekosten nog bij. Organisaties betalen maandelijks per medewerker voor tools die medewerkers nauwelijks inzetten. Soms schaffen ze een externe tool aan voor iets wat hun eigen licentie al biedt. Annelies noemt dat dubbel betalen: eerst voor de software, daarna voor de tijd die medewerkers kwijt zijn aan zoeken en aan niet weten hoe iets werkt.
Vier categorieën: waar zit het probleem?
Niet elk adoptieprobleem heeft dezelfde oorzaak. Annelies onderscheidt er vier, en de eerste vraag die zij stelt is simpel: doen mensen het anders dan bedoeld, of kunnen ze het niet? In het eerste geval zit het vaak bij gedrag of proces. Gedrag betekent dat medewerkers niet weten hoe het werkt of er de waarde niet van inzien. Ze kiezen bewust voor mail, voor WhatsApp of voor hun vertrouwde schijf, en iedereen doet het op zijn eigen manier. Proces betekent dat niemand afspraken heeft gemaakt. Wanneer gebruik je Teams en wanneer Outlook? Waar sla je een document op, in SharePoint of in OneDrive? Hoe werk je samen met externen, en wat is het archiveringsbeleid? Zonder die afspraken maakt elk team eigen keuzes, en Annelies ziet dat collega’s dan negen van de tien keer moeten navragen waar iets staat, of vragen of iemand het nog een keer wil delen.
Kunnen mensen het niet doen, dan zit het vaak bij inrichting of techniek. Bij inrichting willen medewerkers de tools wel gebruiken, maar de structuur van Teams en SharePoint-sites volgt geen logica: te veel plekken om iets op te slaan, rechten die onduidelijk of te complex zijn, navigatie die verwart. Het kost te veel moeite. Bij techniek is de vraag of het überhaupt werkt. De synchronisatie van OneDrive hapert, toegang valt weg, er zijn storingen, of een functie ontbreekt of doet niet wat je verwacht. Zolang dat speelt, heeft adoptie weinig zin.
Twee patronen die je in het dagelijkse werk terugziet
Annelies ziet vaak dit patroon: een organisatie is overgestapt, maar medewerkers werken nog alsof de documenten op de oude schijf staan. Een document gaat als bijlage per mail naar een collega. Die past het aan en stuurt het terug, met een paar mensen in de cc. Na een paar rondes zijn er zes versies in omloop en weet niemand welke de juiste is.
Een grote training is dan niet vanzelf de eerste stap. Kijk eerst hoe je medewerkers nu werken: waar zoeken ze, waar slaan ze op en welke stappen kosten tijd. Daaruit blijkt of het probleem zit in kennis, afspraken, inrichting of techniek. Zonder die inventarisatie werk je op aannames, en dan komt er soms een training terwijl de SharePoint-structuur het echte obstakel is.
Het tweede patroon is wildgroei. Annelies ziet dat medewerkers makkelijk nieuwe Teams, kanalen en SharePoint-sites aanmaken en dat achteraf zelden iemand kijkt of iets weg kan. Zo ontstaan veel plekken waar iets staat, waarvan een groot deel niemand meer gebruikt, en weet niemand welke plek leidend is.
Dat hoeft niet aan je IT-partner te liggen. Annelies ziet vaak organisaties die in de coronaperiode met haast naar de cloud zijn overgegaan en daarna nooit meer hebben nagekeken hoe de omgeving is ingericht. Soms had de organisatie toen zelf duidelijke ideeën over de inrichting waar ze nu anders over denkt.
Hier helpt eerst structuur en dan pas uitleg over de functies. Welke Teams en SharePoint-sites blijven, wie de rechten beheert, waar de documenten staan die iedereen nodig heeft, en wanneer een nieuw kanaal of een nieuwe map volstaat in plaats van een nieuw team. Krijgen medewerkers uitleg terwijl de omgeving die werkwijze niet ondersteunt, dan kunnen ze er in de praktijk weinig mee en blijft ieder op zijn eigen manier werken.
In die situaties komen ook de risico’s naar boven die Annelies noemt. Links die blijven rondgaan, waardoor je niet meer overziet wie toegang heeft tot welke informatie. Rechten die niet kloppen, zodat mensen te veel of juist geen toegang hebben. Informatie op meerdere plekken in meerdere versies. En instellingen voor beveiliging en compliance, de regels waar je organisatie aan moet voldoen, die blijven liggen omdat afspraken ontbreken.
Waar het vaak misgaat
Annelies ziet vaak dat organisaties adoptie gelijkstellen aan training. Training helpt als medewerkers iets niet weten. Maar het lost een onlogische inrichting of een storing niet op. Dan keren mensen terug naar hoe het was. Annelies hoort dat letterlijk: “Het werkt niet. Laat mij maar weer teruggaan naar hoe het was.”
Weerstand is iets anders dan onwil. De zinnen die Annelies bij medewerkers hoort, ken je waarschijnlijk:
“Ik werk al jaren zo en het werkt. Waarom zou ik het anders gaan doen?”
“Nog een systeem erbij?”
“Daar heb ik nu geen tijd voor.”
“Ik stuur het gewoon even per mail, dat gaat sneller.”
Ik hoor ze ook. Niet als klacht, maar als signaal: hier ontbreekt nog de reden om het anders te doen. Misschien staat er eentje bij die je zelf ook weleens dacht.
Die weerstand komt uit gewoonte. Medewerkers missen nut, tijd of vertrouwen in de nieuwe werkwijze. Annelies merkt dat vooral wanneer zij laat in het proces wordt betrokken: “Als je dan pas komt, ben je aan de late kant. Dan moet je eerst met de weerstand omgaan, en pas daarna kun je aan de slag met de verbetering.”
Adoptie is niet altijd urgent. Werken je medewerkers al zoals bedoeld en zoekt niemand meer waar iets staat, dan ligt je prioriteit ergens anders. En is je organisatie net overgestapt terwijl de technische basis nog niet stabiel is, dan begint adoptie pas na de techniek.
Herken je dit patroon? Dit is je eerste stap.
Merk je dat je team Microsoft 365 half of verkeerd gebruikt? Begin dan met een inventarisatie. Dat is ook waar Symbis mee begint: door naast een medewerker te gaan zitten, te vragen waar die tegenaan loopt en mee te kijken hoe het werk nu gaat. Zo komen de patronen boven, zonder aannames.
Wat Annelies terugkrijgt na zo’n inventarisatie: “Mensen voelen zich gehoord, en daarmee creëer je draagvlak.” Medewerkers herkennen het probleem, denken mee en komen vaak zelf met verbeterpunten. Dat is het verschil met een workshop waar iedereen in moet zitten, terwijl de uitleg daar soms over heel andere problemen gaat dan waar het team tegenaan loopt.
Hoe groot zo’n inventarisatie is, verschilt per organisatie. Bij een kleinere organisatie sprak Annelies met acht medewerkers van verschillende afdelingen, ongeveer een uur per persoon om te interviewen en mee te kijken. Bij elkaar kostte dat ongeveer een dag.
Na de inventarisatie neem je een besluit en maak je beleid en afspraken die passen bij hoe je medewerkers werken. Welke hulp daarbij hoort, volgt uit wat je ziet. Weten medewerkers niet hoe iets werkt, dan ligt training voor de hand. Kost een handeling onlogisch veel stappen terwijl medewerkers wel weten hoe het moet, dan is herinrichting logischer. En werkt iets niet, hoe je het ook probeert, dan zit het bij de techniek en los je dat eerst op.
Wil je eerst zelf een beeld? Plan een gesprek van een uur met een paar medewerkers en vraag hoe zij nu werken in Microsoft 365. Je hoort er meer dan in een vergadering. Wil je dat Symbis meekijkt, dan is zo’n gesprek ook de eerste stap.
Maandelijkse IT-update
Eén keer per maand praktische IT-informatie in je inbox. Geen reclame, wel concrete updates over security, werkplekken en automatisering die relevant zijn voor jouw organisatie.
"*" geeft vereiste velden aan
Laten we kennismaken
Elke IT-omgeving is anders. Daarom beginnen we altijd met luisteren. Wat houdt jou bezig op het gebied van IT? Vul je gegevens in of plan hier direct een afspraak.
"*" geeft vereiste velden aan
