Wat dekt je IT Managed Servicecontract bij Symbis en wat niet?

Elke maand betaal je een bedrag voor je Managed Servicecontract. Je krijgt daarvoor rust rond je IT. Maar, wat valt binnen het contract en waarvoor volgt er een extra factuur?

In dit artikel lees je precies wat je maandbedrag dekt en welke werkzaamheden daarbuiten vallen. Je voorkomt hiermee verrassingen en je weet waar je aan toe bent.

Onze basisregel helpt daarbij. Wat gisteren werkte, hoort vandaag ook te werken en groeit morgen met je organisatie mee. Wat gisteren veilig was, hoort vandaag ook veilig te zijn en krijgt morgen een extra laag bescherming.

Daarmee ontstaat een praktisch onderscheid. Alles wat je bestaande omgeving draaiend, veilig en ondersteund houdt, valt binnen je contract. Alles wat echt nieuw is, zoals extra gebruikers, nieuwe software of uitbreidingen, telt als change, m.a.w. extra. Vergelijk het met een leaseauto. Onderhoud zit in het maandbedrag, een trekhaak regel je apart.

Je servicecontract dekt alles wat nodig is om je bestaande IT-omgeving goed te laten functioneren. Dat betekent:

Beheer van je bestaande omgeving
Je bestaande servers, netwerken, cloudomgevingen, werkplekken, etc. houden we voor je in beheer.

Veilig houden van je systemen
Je systemen blijven veilig. We verzorgen updates, installeren beveiligingspatches en letten actief op risico’s.

Support tijdens kantooruren
Je collega’s kunnen tijdens kantooruren bellen of een melding doen als iets niet werkt. Onze servicedesk helpt je snel en vakkundig en je krijgt altijd terugkoppeling. Wil je ook hulp buiten kantooruren? Dan maken we daar samen aparte afspraken over, die vallen buiten het standaardcontract.

Op zondag werken we alleen als een IT-probleem zorgt voor levensbedreigende situaties (bijvoorbeeld zorginstellingen). Bij een kritiek beveiligingsissue zorgen we dat de dreiging stopt. Uitzoekwerk en herstel pakken we op de eerstvolgende werkdag op.

Monitoring, onderhoud en proactieve signalering
We houden je omgeving in de gaten. Loopt iets vast of wijkt er iets af? Dan zien wij dat. Voor jou betekent dit: continue monitoring van prestaties en storingen, periodiek onderhoud en proactieve signalering zodra er iets mis dreigt te gaan. Meestal merk jij niet eens dat dit gebeurt.

Ons Managed Servicecontract dekt veel, maar niet alles. Taken die gaan over uitbreidingen of wijzigingen van je omgeving vallen buiten het vaste maandbedrag. We noemen dat “changes”.

Een voorbeeld om het verschil duidelijk te maken: Kan je collega niet meer inloggen? Dan helpen we direct en valt dat onder support. Krijg je een nieuwe collega en moeten wij een account aanmaken? Dan is dat een change.

Hieronder zie je voorbeelden van werkzaamheden die vaak als ‘klein’ worden gezien, maar in de praktijk niet standaard zijn inbegrepen. Een complete lijst is als bijlage toegevoegd.

• Nieuwe gebruiker aanmaken (met MFA en licentie)
• Gebruiker offboarden (wachtwoord reset, account blokkeren, licentie intrekken)
• Gedeelde mailbox aanmaken
• Rechten aanpassen op SharePoint
• VPN-gebruiker toevoegen
• Poort openzetten (portforwarding)
• Snapshot aanmaken vóór update
• Nieuwe VM aanmaken
• SPF/DKIM/DMARC aanpassen
• SNMP of monitoring instellen

Ons Managed Servicecontract is nooit in beton gegoten. We schatten vooraf in hoeveel tijd we nodig hebben om jouw IT-omgeving te beheren en ondersteunen. Groeit je organisatie of verandert je omgeving, dan kijken we of er meer tijd nodig is. Soms betaal je dan een hoger maandbedrag. Het werkt ook andersom: blijkt er structureel minder tijd nodig, dan verlagen we het bedrag.

Jij hoeft niet zelf bij te houden of het contract nog klopt. Dat doen wij voor je. We checken wekelijks de geregistreerde uren. Elk kwartaal of half jaar lopen we samen het verbruik en het maandbedrag door.

Nieuwe gebruikers aanmaken, een printer installeren of andere wijzigingen in je omgeving vallen, zoals gezegd, niet standaard binnen je Managed Servicecontract. De tijd die we hieraan besteden, rekenen we aan je door.

Sommige organisatie willen hier een vast bedrag voor afspreken. Dat kan, alleen is een goede inschatting maken heel lastig. Groeit je organisatie heel hard, dan heb je veel changes. Blijft de bezetting stabiel, vraag je veel minder changes aan.

Bij een vast bedrag moet je altijd rekening houden met een gemiddeld aantal changes per organisatie of medewerker. Daarnaast gaat elke organisatie anders om met changes. Daardoor is het een lastige rekensom en moet je risico’s en marges inbouwen die vaak helemaal niet nodig zijn en dus onnodig geld kosten.

Kort samengevat. Je contract dekt alles wat nodig is om je bestaande IT-omgeving draaiend, veilig en stabiel te houden. Uitbreidingen en wijzigingen rekenen we als change en die factureren we apart.

Daarom leggen we vooraf zo concreet mogelijk vast wat binnen het contract valt en wat daarbuiten valt. Zie je op je factuur werkzaamheden die je niet verwacht? Dan lichten we die toe. Blijf je vragen houden, dan plan je eenvoudig een gesprek met je vaste contactpersoon.

Daarnaast kijken we regelmatig samen naar het grotere plaatje. Maandelijks of per kwartaal lopen we de uren en het maandbedrag door. Waar gaat de tijd in zitten, past dat nog bij je organisatie en voelt het eerlijk? Op basis daarvan sturen we bij, naar boven of naar beneden. Jij houdt overzicht en het contract blijft in balans met je organisatie.