Ga naar de inhoud
Support Plan kort gesprek

Volg ons

16.01.2026

Zeven valkuilen bij de overstap naar een nieuwe IT-partner. En hoe jij ze voor bent.

Geschreven door Marco

Leestijd 5 minuten

Je denkt aan een nieuwe IT-partner, maar wil geen rommelige overstap. In dit artikel lees je welke zeven valkuilen je onderweg tegenkomt en hoe jij ze voor blijft: van een inventarisatie waar onderdelen ontbreken en verborgen koppelingen tussen systemen tot oude documentatie, foutieve accounts, onduidelijke rolverdeling, te weinig ruimte voor tijdelijke uitval en gebruikers die te laat aanhaken. Bij elke valkuil krijg je concrete aandachtspunten en vragen die je samen met je toekomstige IT-partner doorloopt. Zo bereid je jouw overstap rustig voor en houd jij de regie.

Inhoud van dit artikel

Een overstap loopt in de praktijk vaak anders dan verwacht

Overstappen naar een nieuwe IT-partner lijkt overzichtelijk. Je maakt een plan, spreekt alles netjes af en zet het zwart op wit. Toch loopt het in de praktijk vaak anders dan je verwacht. Stroef. Chaotisch soms zelfs. Herkenbaar? Je vraagt je misschien af hoe dat komt.

Ik sprak hierover met mijn collega’s Albert-Jan van Barneveld, Cees Verschoor en Jan Smit. Zij hebben jaren ervaring met IT-transities. Zij zien wat werkt en waar het misgaat.

Valkuil 1: Je mist onderdelen in je inventarisatie

In theorie is het simpel. Je maakt een lijst van alles wat draait en mee moet naar de nieuwe IT-partner. In de praktijk ligt dat vaak lastiger.

Albert-Jan zegt het zo: “Je kunt alles nog zo goed doordenken, er duiken altijd zaken op die toch belangrijk blijken. Juist op het moment dat je midden in de migratie zit.”

Wat je vaak ziet: een applicatie die niemand nog gebruikt, blijkt ineens cruciaal. Of een gebruiker heeft toch nog toegang nodig tot het oude systeem. En dan? Dan moet je improviseren. Dit gebeurt bijna overal. Juist daarom moet je hier scherp op zijn. Check of je inventarisatie echt compleet is. Stel jezelf de vraag: wat hebben we misschien over het hoofd gezien?

Valkuil 2: Je ontdekt verborgen koppelingen pas tijdens de overstap

Soms lijkt alles duidelijk. Tot je in de migratie zit en ineens blijkt dat systeem A toch iets nodig heeft van systeem B. Of dat een losse applicatie een koppeling heeft met je boekhoudsoftware. Dit soort afhankelijkheden zie je vaak pas als je er last van krijgt. En dan ben je te laat.

Albert-Jan ziet dit regelmatig. “Juist bij oudere systemen of maatwerkoplossingen zit er soms iets onder de motorkap waar niemand meer aan denkt. En als je dat mist, ga je halverwege de transitie alsnog op zoek naar een oplossing.”

Dat kost tijd, geeft stress en schuift de planning op.

De les: kijk bij de inventarisatie niet alleen naar wat er draait, maar ook naar hoe alles met elkaar samenhangt. Laat je toekomstige IT-partner hier actief in meedenken. Die ziet vaak snel waar risico’s zitten, zeker als je vanaf het begin samen optrekt.

Valkuil 3: Je vertrouwt op oude of onvolledige documentatie

In de praktijk blijkt documentatie vaak incompleet of verouderd. Soms ligt er zelfs helemaal niks vast. Tijdens de migratie moet je dan alsnog alles uitzoeken, onder druk, terwijl je eigenlijk al live wilt gaan.

Albert-Jan zegt: “Als de basis niet klopt, loopt het spaak.”

Het zit vaak in kleine dingen. Een oude netwerktekening die niet meer klopt. Instellingen die nergens beschreven staan. Of systemen waarvan niemand precies weet hoe ze werken.

Betrek je toekomstige IT-partner actief bij het toetsen van de documentatie. Zo zie je sneller waar iets niet klopt. Vertrouw niet blind op wat de oude partij aanlevert.

“Wij doen standaard een securityscan en healthcheck. Maar we praten ook met mensen op de werkvloer. Dat levert vaak verrassend veel op,” vertelt Albert-Jan.

Hoe eerder je weet waar de gaten zitten, hoe soepeler de migratie loopt.

Een keer sparren?

Valkuil 4: Je test wachtwoorden en accounts te laat

Het klinkt als een detail. Toch vertragen juist de kleine dingen je migratie het meest.

Een wachtwoord dat niet klopt. Een gebruiker die geen toegang krijgt. Een account dat verkeerd is overgezet. Allemaal menselijke fouten. Als je die pas ziet tijdens de migratie, loopt alles vast.

Albert-Jan ziet het vaak. “Zeker als er tijdsdruk is, kan een klein foutje grote gevolgen hebben.”

Juist daarom moet je bij de details extra scherp zijn. Laat niets op goed vertrouwen doorglippen. Test vooraf of alle inloggegevens werken. Check of accounts en rechten kloppen. Laat je toekomstige IT-partner meekijken. Een frisse blik helpt om fouten op tijd te zien.

Valkuil 5: Niemand weet wie welke stap zet

Wie doet wat en wanneer. Op papier lijkt dat vooraf helder. Tot de migratie start.

Albert-Jan legt het zo uit: “Gebruikers moeten soms zelf een stap zetten. Maar wie bel je als dat niet lukt? De oude contactpersoon, iemand van het projectteam, de servicedesk van de nieuwe partij? Als dat onduidelijk is, ontstaat ruis.”

Wat helpt: spreek vooraf duidelijk af wie waarvoor verantwoordelijk is. Aan beide kanten. Eén aanspreekpunt. Eén gezicht dat de lijnen uitzet.

Ga samen zitten. Loop de planning en de verantwoordelijkheden door. Niet alleen op hoofdlijnen, maar ook op detailniveau. Wie zet accounts over. Wie test. Wie helpt medewerkers op de werkvloer.

Dat hoeft geen dik draaiboek te zijn. Een uurtje samen zitten geeft al veel rust. Daarna weet iedereen waar hij aan toe is.

Niemand weet wie welke stap zet tijdens de overstap

Valkuil 6: Je plant te weinig ruimte voor uitval rond de overstap

Collega Jan ziet het vaak. Organisaties voelen spanning bij de overstap. Je bent bang dat systemen uitvallen of processen stil komen te liggen. Die angst begrijp ik. In veel situaties blijkt die onnodig, als je de planning goed aanpakt.

Jan zegt: “Het hangt af van wat er verandert. Nieuwe infrastructuur of securitymaatregelen geven soms tijdelijk effect. Maar met de juiste planning, door bijvoorbeeld werkzaamheden in de avond of in het weekend uit te voeren, beperk je dat.”

Sommige organisaties kiezen voor een zogenoemde big bang. Alles in één keer overzetten. Dat klinkt efficiënt, maar zorgt vaak voor stress.

Albert-Jan kiest liever een andere route. “Wij kiezen liever voor een stapsgewijze aanpak. Dan testen we tussendoor, sturen we bij en kunnen we achteraf beter evalueren. Dat werkt beter. In negen van de tien gevallen merkt de organisatie weinig van de overstap.”

De sleutel: duidelijke afspraken, een realistische planning en helder verwachtingsmanagement.

Valkuil 7: Je betrekt gebruikers pas op het laatste moment

Een IT-overstap draait niet alleen om techniek. De gebruikers op de werkvloer moeten zich geholpen voelen.

Cees ziet dat elke dag. “Zet een zogenoemde floorwalker in,” zegt hij. “Een bekend en vertrouwd gezicht vanuit de IT-partner op de werkvloer bij de relatie dat direct kan helpen. Die voorkomt frustratie en laat zien dat er aandacht is.”

Goede communicatie helpt ook. Toch vergeten veel organisaties dat. Laat je medewerkers op tijd weten wat er verandert. Waarom je dit doet. En waar ze terechtkunnen met vragen.

Albert-Jan: “Wij helpen daar graag bij. Met mailtemplates, korte uitleg, flyers. Dan hoeft de relatie alleen nog de juiste ontvangers te kiezen.”

Zo verlaag je de drempel en vergroot je het vertrouwen. Gebruikers zien de overstap dan niet als hindernis, maar als verbetering.

Zo bereid je jouw overstap zo rustig mogelijk voor

Elke IT-overstap brengt risico’s mee. Die hoef je niet weg te poetsen. Je moet ze kennen en ze vervolgens voor zijn.

De zeven valkuilen die je hier las, komen we in de praktijk het vaakst tegen. Als je ze vroeg herkent, houd jij de regie.

Begin bij het begin. Leg je huidige documentatie naast een checklist. Kijk kritisch naar je inventarisatie. Bespreek de rolverdeling. Neem de tijd om je gebruikers goed mee te nemen.

Wil je jouw overstap rustig en doordacht voorbereiden. Plan een kennismakingsgesprek in en leg jouw situatie op tafel. Dan kijk je samen waar de grootste drempels zitten en welke stappen je als eerste zet.

Lees ook ons volgende artikel in deze serie: Overstappen naar een nieuwe IT-partner: wat jij zelf regelt en wat wij voor je doen

Of het vorige artikel: Overstappen naar een andere IT-partner: waar loop je tegenaan en hoe pak je het aan?

Een keer sparren?

Marco ‐ IT-marketeer bij Symbis

Meer van mijn artikelen lezen?

Volg mij ook op LinkedIn