Berséba

“De migratie is goed en rustig verlopen. Alle medewerkers zijn uitgebreid geïnformeerd over het werken op de server en begeleid waar nodig.”

Het werken in een organisatie, waarbij medewerkers vanaf verschillende locaties dezelfde documenten willen bereiken, brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Wat is daarvoor de beste ICT-oplossing?

Berséba is het samenwerkingsverband passend onderwijs van de reformatorische basisscholen en speciale (basis)scholen in Nederland. Sinds het ontstaan van de organisatie in 2014 werkt men met Microsoft 365. Als uitwisselingsplatform voor de gezamenlijke documenten werd gebruik gemaakt van SharePoint. Berséba bestaat momenteel uit 14 personeelsleden, die verspreid over heel Nederland werkzaam zijn.

De medewerkers kunnen vanuit hun eigen werkplek documenten in SharePoint openen en bewerken. In de loop van de tijd groeide het aantal bestanden echter fors. De wijze waarop Berséba SharePoint Online gebruikte, paste niet zo goed bij de werkwijze van de organisatie waardoor er structurele problemen ontstonden en het vertrouwen in deze oplossing wegzakte.

En dus ging Berséba in gesprek met Symbis. Met elkaar is nagedacht over een andere manier van opslag van de documenten. Al snel bleek dat een eigen server de juiste oplossing was. Een eigen fysieke server ter plaatse was niet passend bij deze organisatie. Er is daarom gekozen voor een server die geïnstalleerd is bij Dataplace, een datacentrum in Alblasserdam. Een eigen server had voor Berséba meerdere voordelen. Allereerst de gegarandeerde bereikbaarheid van de documenten. “Het is gewoon heel fijn dat iedere medewerker, ongeacht zijn of haar locatie, een goede toegang heeft tot de bestanden, die nodig zijn om het werk uit te voeren.” Ook heeft het als voordeel dat er iedere dag een automatische back-up wordt gemaakt. “Het is een hele geruststelling om te weten dat onze documenten veilig opgeslagen zijn. De dagelijkse en wekelijkse back-up geeft ons echt het vertrouwen dat we bij een calamiteit altijd iets terug kunnen halen.” Tot slot krijgt men bij Symbis een melding als er sprake is van een storing op de server. “Dat is ook wel een heel prettig gevoel”.

Het hele proces is als zeer transparant en prettig ervaren door Berséba. “Vanuit Symbis is er gekeken naar onze behoefte en vervolgens is er een eerlijk advies gekomen”. De offerte heeft Berséba door enkele externen laten controleren. “Ook zij bevestigden dat het een reële offerte betrof. Dat gaf echt rust en vertrouwen. De contactpersonen van Symbis hebben goed geluisterd en ze weten gewoon waar ze mee bezig zijn”. De tijd tussen het geven van de opdracht en de daadwerkelijke start van het project duurde vrij lang, maar dat is dan ook het enige kritische punt wat genoemd kan worden.

Vervolgens zijn de documenten vanuit SharePoint naar de eigen server overgeplaatst. Zowel voor de medewerkers als ook voor enkele externe betrokkenen zijn inlogaccounts op de server aangemaakt. “De migratie is goed en rustig verlopen. Alle medewerkers zijn uitgebreid geïnformeerd over het werken op de server en begeleid waar nodig”. Er wordt nu met volle tevredenheid gewerkt op de server-op-afstand. Er zijn geen synchronisatieproblemen meer. “Heerlijk om zonder zorgen gezamenlijke documenten te kunnen bewerken, omdat je zeker weet dat je de laatste versie hebt.”

Symbis blijft betrokken. “We hebben nu een vaste systeembeheerder, die voor 2 dagen per jaar ook echt ‘in huis’ komt. We kunnen tussendoor mailen, maar ook onze vragen tot die momenten opsparen. Het is erg fijn om één vaste contactpersoon te hebben, die ook precies weet waar je het over hebt.” Zo kan men dat vertrouwde gevoel vasthouden, ook voor de toekomst.