Drie vragen helpen je het meest.
1. Hoe kritisch zijn je receptie en rapportages?
Een keuzemenu, een wachtrij, een receptiemedewerker die direct ziet wie beschikbaar is, rapportages over gemiste calls en wachttijden. Hoe zwaar wegen die in jouw werk?
Heb je doelstellingen op bereikbaarheid, wachttijden of soepel doorverbinden? Dan geeft hosted VoIP je hier vaak meer houvast. Wachtrijen, keuzemenu’s en belrapportage zijn standaard. De receptiemedewerker verbindt snel door en ziet de beschikbaarheid van collega’s in één oogopslag.
Heb je vooral direct contact tussen collega’s en minder behoefte aan uitgebreide belsturing, dan past Teams prima. Direct bellen, doorschakelen en voicemail werken goed. Wachtrijen en keuzemenu’s zijn er ook, maar minder uitgebreid. Als rapportage voor jou belangrijk is, moet je hier eerlijk in zijn: die is in Teams minder sterk.
2. Wat is je plan bij een storing?
Beide oplossingen werken alleen met internet en stroom. Dat is een gegeven. Waar het verschil zit: wat er misgaat als er een storing is en in wiens cloud die storing dan zit.
Als continuïteit voor jou zwaar weegt, kijk dan niet alleen naar internet, maar ook naar waar je afhankelijkheid zit. Hosted VoIP is afhankelijk van de Symbis-omgeving. Die verbinding is redundant in te richten via 4G of 5G als back-up. Je telefonie hangt dan niet ook nog aan Microsoft. Bij bellen via Teams ben je afhankelijk van internet en van de Microsoft-omgeving. Een Microsoft-storing raakt dan direct je telefonie.
Bij hybride werken speelt met Teams bellen nog iets mee. Dan merk je verschillen in gesprekskwaliteit sneller, bijvoorbeeld als wifi thuis anders is dan op kantoor of als een device zware processen draait. Ook 112-locatie-informatie moet goed ingericht zijn: een medewerker in Rotterdam mag niet uitkomen bij de meldcentrale in Groningen.
3. Wil je één omgeving of een aparte telefonielaag?
Hosted VoIP werkt vaak prettig als telefonie een eigen discipline is. Denk aan receptie, klantenservice of productieomgevingen. Daar passen vaste toestellen, DECT-toestellen en een aparte telefonie-app vaak beter.
Teams bellen past juist goed als medewerkers al de hele dag in Teams werken. Zeker bij hybride werk. Bellen in dezelfde app voelt dan logisch en beheer via Microsoft 365 sluit daar vaak op aan. Minder losse portalen, minder schakelen voor de gebruiker.
Geen van beide routes wint overal. Daarom helpt het om vooraf drie dingen te doen: zet een pilotgroep op, doe een netwerkscan en werk je callflow uit. Zo heeft iedereen hetzelfde beeld van de belstroom.
