SharePoint, Teams of OneDrive: waar zet je je bestanden?

OneDrive is van jou, SharePoint van de organisatie

OneDrive is van jou, zakelijk gezien. Het hangt aan je werkaccount en jij bepaalt met wie je deelt. Indirect blijft hij van de organisatie; dat merk je bij vertrek, verderop in dit artikel. Voor werk dat alleen voor jou is, is het de goede plek.

SharePoint is van de organisatie. Daar staan de bestanden waar collega’s bij moeten, ook als jij er niet bent. Teams is geen derde opslagplek. Annelies legt het uit met een beeld dat ze vaker gebruikt: “SharePoint is de motor van Teams. Teams kan niet bestaan zonder SharePoint.”

Een Team is op de achtergrond een SharePoint-site, de kanalen zijn mappen in die site. Teams is de schil eroverheen waarin je over die bestanden ook kunt communiceren. Maak je een Team aan, dan ontstaat die site vanzelf. Een SharePoint-site maakt niet vanzelf een Team aan, al kun je dat later alsnog doen.

Wat er met je OneDrive gebeurt bij vertrek

Verwijdert IT een account, dan blijft de OneDrive standaard nog 30 dagen beschikbaar, tenzij dat anders is ingesteld en kan een beheerder hem daarna nog 93 dagen herstellen. In die periode komt de organisatie er dus nog bij. Daarna kun je alleen nog bestanden terughalen als er een back-up is gemaakt. Annelies noemt dat onnodig veel werk voor iets wat je kunt voorkomen. “Je kan het beter aan de voorkant in één keer goed inrichten.”

Een keer sparren?

Chat is geen archief

Een bestand dat je vanaf je eigen computer in een Teams-chat zet, komt niet in een Team terecht maar in je eigen OneDrive. Staat het al op een gezamenlijke plek, dan deelt Teams vanzelf een link ernaar. Wat Annelies vooral ziet, is dat mensen de chat soms als gezamenlijke opslagplek gebruiken, terwijl het alleen een verzamelplek is van bestanden die ergens anders staan. Daarin lijkt een chat op mail met een bijlage. Ik doe dit zelf ook nog weleens: een bijlage meesturen terwijl het een link had moeten zijn, omdat ik een collega vraag in het document te werken. Een link naar de gezamenlijke plek stelt die vraag vooraf en niet pas achteraf.

Site of Team: een communicatiekeuze

Wil je over een map of project ook kunnen communiceren op de plek waar de bestanden staan, dan kies je een Team. Blijft het overleg in de mail en wil je alleen de bestanden, dan is een SharePoint-site genoeg.

Wat een Team je oplevert, legt Annelies uit aan de hand van een start van een nieuwe collega. Die heeft jouw mails over een onderwerp niet. Zit alle correspondentie in een Team, dan voeg je hem toe en ziet hij de eerdere communicatie en de documenten. Werken in Teams kan zo mailverkeer verminderen, omdat het gesprek bij het onderwerp staat. Hetzelfde geldt voor externen. Loopt er een project met bijvoorbeeld een leverancier, dan kun je die als gast aan het Team toevoegen, als je omgeving dat toestaat en staan ook met hen de communicatie en de bestanden bij elkaar.

Daar staat iets tegenover. Annelies ziet in de praktijk dat de overstap naar Teams voor mensen een grote stap is, omdat het er zo anders uitziet dan de Windows Verkenner. Tijdens ons gesprek liet ze Teams zien en wees ze op kanalen die dikgedrukt stonden. Mensen denken dan: heb ik iets gemist? Ook dat vraagt uitleg en als die uitblijft, gaan mensen gelijk weer terug naar de oude manier.

Kies je voor een Team, dan hoort daar volgens Annelies nog een afspraak bij: waar liggen de verantwoordelijkheden? Wie een Team aanmaakt, is automatisch de eigenaar. Dan komt de vraag wie bepaalt wie bij de bestanden in dat Team kan: IT, of de eigenaar die het Team aanmaakte? Dat is geen vraag per Team, maar een keuze voor je organisatie.

Twee eigenaren per Team en per site

Hoeveel eigenaren hoort jouw Team of site te hebben? “Minimaal twee”, zegt Annelies. “Met één eigenaar heb je bij ziekte of vertrek geen eigenaar meer en dan moet IT bijspringen.” Kom je Teams met één eigenaar tegen, dan komt dat volgens haar meestal doordat iemand zelf een Team aanmaakte, zichzelf als eigenaar zag en de rest als leden, en niet wist dat een tweede eigenaar ertoe doet.

Twee instellingen die standaard open staan

Twee instellingen staan in Microsoft 365 open als niemand er iets aan heeft veranderd en allebei zijn het keuzes voor je hele omgeving, niet per bestand.

De eerste: iedere gebruiker mag Teams aanmaken. “Standaard binnen Microsoft mag altijd alles,” zegt Annelies en dan mag iedereen Teams aanmaken. Wat zij daarna ziet, is wildgroei, opruimwerk en opslag die vol raakt. Een afspraak alleen houdt dat niet tegen. Mensen lezen zo’n beleid één keer, zijn het een dag later waarschijnlijk alweer kwijt, krijgen een lumineus idee en maken een teamkanaal aan. Haar advies is daarom het vrij aanmaken van Teams uit te zetten en het bij een vaste groep mensen te leggen.

De tweede: extern delen staat aan voor de hele omgeving, met als standaardstand “Iedereen”. Een link werkt dan voor wie hem ontvangt, zonder inloggen en zonder account. Iemand uit Canada die dat linkje krijgt, kan hem ook openen, zegt Annelies en jij weet niet meer wie je document heeft geopend. Je kunt dit per organisatie en per site strenger zetten; de instelling voor OneDrive mag nooit losser zijn dan die voor SharePoint.

Helemaal dichtzetten heeft niet haar voorkeur, want dan beperk je wat Microsoft kan. Wel moet je er als organisatie over nagedacht hebben: wil je met externen samenwerken en hoe? Kies je voor gastaccounts, dan komen er vragen bij over wie ze aanmaakt, of medewerkers dat zelf mogen en wat er gebeurt met gasten die niet meer actief zijn. Dat werk komt erbij. Daar staat volgens Annelies één ding tegenover en dat is precies wat je bij een open link mist: je weet met wie je deelt en wie in jouw bestanden werkt.

De afspraak en de vraag aan je IT-partner

Beleid is bij Annelies twee dingen tegelijk: een afspraak die collega’s begrijpen en instellingen aan de achterkant die de rest afvangen.

De afspraak past in een paar zinnen. Als jouw account morgen weg is en we hebben een probleem, dan hoort het bestand op een gezamenlijke plek, in SharePoint of in een Team. Alleen werk dat nog van jou is, staat in OneDrive. Via chat en mail deel je een link; het bestand zelf staat op de gezamenlijke plek. Ieder Team en iedere site heeft twee eigenaren. Meer is het niet.

Aan je IT-partner vraag je wie Teams mag aanmaken, hoe extern delen staat en of ieder Team en iedere site twee eigenaren heeft. Dat is inrichting. Noodzakelijk zijn de afspraak en de twee eigenaren. Verstandig is de keuze over extern delen en over wie Teams mag aanmaken, plus een afspraak over wat er met iemands OneDrive gebeurt bij vertrek. Archivering, labels voor bewaartermijnen en aanvraagformulieren voor nieuwe Teams komen later, als het al nodig is.

Een keer sparren?

Wanneer dit niet genoeg is en wanneer het niet hoeft

Wordt het aantal Teams onoverzichtelijk, weet een beheerder niet meer waar een Team voor was en raakt de opslag vol, dan is de afspraak alleen niet meer genoeg. Dat noemt Annelies het grootste nadeel van Teams en SharePoint zonder beleid. Bij een grote organisatie die mensen vrijheid wil geven, loopt Microsoft volgens haar tegen grenzen aan en kom je uit bij een archiveringsbeleid of een aanvullende tool.

Vinden mensen Teams een te grote stap na de verkenner, dan zit het niet in de afspraak maar in de uitleg. Is de technische basis nog niet stabiel, dan eerst de techniek. Werken je collega’s al zoals bedoeld en vraagt niemand meer waar iets staat, dan hoeft dit geen project te zijn en ligt je prioriteit elders. Je merkt dat volgens Annelies aan één zin: “OneDrive gebruik ik bijna niet, want ik werk alleen maar gezamenlijk.”