Wat is AI automatisering in je werkprocessen?

AI helpt je door patronen te herkennen en voorstellen te doen op basis van informatie en context. Het neemt volgens Leonard “zelf geen besluiten”. Maar het kan je wel een advies of een concept geven.

Automatisering doet iets anders. Automatisering zet vaste stappen automatisch achter elkaar, op basis van vooraf afgesproken regels. Het werkt voorspelbaar en elke keer op dezelfde manier.

Een makkelijke manier om het te onthouden: “AI denkt mee, automatisering voert uit.”

Als ze samenwerken, ontstaat er een combinatie met een grote meerwaarde voor jouw team.

Je hoort deze vraag vooral bij groeiende MKB-organisaties. Het werkt groeit harder dan het team. De druk loopt op. Achterstanden komen terug. Kennis zit in hoofden.

Dan ga je zoeken naar manieren om repeterend werk te verminderen. Zonder dat er fouten doorheen glippen.

Tegelijk is er twijfel. Veel teams willen een menselijke controlestap houden. Ze zijn bang voor verlies van controle. En voor het idee dat AI iets doet waar niemand nog grip op heeft. Dat is terecht. AI is niet foutloos. Zeker in het begin heb je die check nodig om vertrouwen op te bouwen.

Doe je niets, dan stapelt het werk door. Je komt niet toe aan verbetering. Fouten blijven terugkomen. Maar doen alsof AI alles oplost werkt ook niet. Dan mis je de regels, controlepunten en uitzonderingen die het proces juist beheersbaar maken.

Het is juist de samenwerking tussen AI en automatisering waar het goud zit.

In de praktijk zie je grofweg vier niveaus. Van klein en overzichtelijk naar groter en complexer. Ik loop ze door aan de hand van inkoopverzoeken: een proces dat in bijna elk groeiend MKB terugkomt.

1. Binnenkomst herkennen en doorzetten
   Een inkoopverzoek komt binnen per mail of formulier. AI herkent: dit is een bestelaanvraag (geen vraag aan IT of een interne melding). Automatisering zet het verzoek door naar de juiste eigenaar en geeft het meteen het label “inkoopverzoek”.
2. Procesondersteuning met een AI-stap
   De eigenaar opent het verzoek. AI vat het samen en haalt de kern eruit: aanvrager, product of dienst, aantal, gewenste leverdatum en reden van aanschaf. AI checkt of een vergelijkbaar product al op voorraad is of recent besteld. De eigenaar bekijkt het voorstel en beslist.
3. Beslisregel plus automatisering
   Na goedkeuring gaat niet alleen het akkoord eruit. Automatisering doet ook de vaste opvolgstappen: bestelling aanmaken in het inkoopsysteem, koppelen aan het juiste project of kostenplaats, een ontvangstcheck inplannen en het verzoek archiveren in de juiste map. Elke keer hetzelfde, volgens de afspraken.
4. End-to-end van aanvraag tot factuur
   Wordt het product geleverd, dan loopt de keten door: ontvangst registreren, levering matchen met de bestelling, factuur controleren op juiste bedragen en aantallen en uiteindelijk de betaling klaarzetten. Met controles op de momenten waar fouten niet mogen (bedrag, leverancier, kostenplaats).

Leonard vertelt: “Begin met laaghangend fruit. Kies iets met lage impact en duidelijke input. Zorg dat je het makkelijk kunt terugdraaien. Regel meteen een terugvaloptie. Ga niet starten met “AI om de AI”. Begin ook niet direct met een complexe AI-agent (een assistent die zelf taken oppakt en doorzet) omdat je er iets over voorbij zag komen.”

Beginsituatie
Je team stuurt inkoopverzoeken per mail of via een gedeeld formulier. Iemand van inkoop of finance leest het verzoek, zoekt uit of het past binnen budget, checkt of het product al ergens besteld is en maakt de bestelling handmatig aan. Dit kost tijd. Het risico op dubbele bestellingen en verkeerde kostenplaatsen is groot, zeker bij meerdere aanvragers tegelijk.

Zo kan een procesflow eruitzien

• Startsignaal: er komt een inkoopverzoek binnen via mail of formulier.
• AI-stap: herkennen of dit echt een inkoopverzoek is en wat er precies gevraagd wordt (product, aantal, reden, urgentie).
• AI-stap: checken of het product al op voorraad is of recent besteld, door gegevens op te halen uit het inkoopsysteem of de voorraadlijst.
• AI-stap: een samenvatting en een bestelvoorstel klaarzetten voor de budgethouder.
• Menselijke controle: de budgethouder checkt het voorstel, het bedrag en de kostenplaats. Juist omdat de impact financieel kan zijn.
• Automatisering: na akkoord de bestelling aanmaken, koppelen aan het juiste project en een ontvangstcheck inplannen.

Waar AI helpt: herkennen, vergelijken, voorstellen doen. Waar automatisering helpt: aanmaken, koppelen, opvolgen. Jij houdt de regie op de plekken waar het fout niet mag gaan.

Bijna alles wat misgaat heeft te maken met grip. Twee valkuilen zien we bij een eerste stap het vaakst:

AI zien als magische oplossing
Als je denkt dat een AI-stap alles oplost, mis je de basis. Je hebt regels, stappen en controlepunten nodig. Begin bij het proces. Zet AI pas in waar het echt iets toevoegt.

Geen terugvaloptie als er iets misgaat
Als de flow een mail leest en er gaat iets mis, wil je niet dat die mail verdwijnt. Spreek vooraf af wat er gebeurt bij fouten. Gaat iets terug naar ongelezen? Krijgt iemand een Teams-bericht? Of komt er een melding dat het handmatig moet?

Er zijn meer valkuilen. van onduidelijke uitzonderingen tot te vroeg autonoom willen draaien. Die behandelen we uitgebreid in ons artikel over de problemen en risico’s van AI-automatisering.