Welke route voor telefonie past bij jouw organisatie?

Telefonie werkt pas goed als bereikbaarheid en betrouwbaarheid echt onderdeel zijn van hoe je werkt. Niet iets dat er los naast staat.

Communicatie landt op meer plekken tegelijk: laptops, mobiele telefoons, Teams, soms met een CRM-koppeling erbij. Niet elke route past bij wat je nu al op orde hebt.

Soms lijkt telefonie het probleem, maar zit het eronder.

Heb je al langer het gevoel dat calls wegvallen bij drukte, of dat de verbinding wisselvallig is? Dan is de kans groot dat je netwerk, wifi of firewall de eigenlijke oorzaak is. Een nieuwe telefoniestap neemt die problemen gewoon mee.

Is het bij jou ook niet altijd duidelijk wie opneemt, wanneer een gesprek doorgaat en wat er met een voicemail gebeurt? Dat los je niet op met een nieuwe techniek. Dat proces moet eerst staan.

Er zijn vier routes. Ze sluiten elkaar niet uit, maar ze vragen elk iets anders van je organisatie.

Werkplek first
Je richt eerst de individuele werkplek van je collega’s in. Computer, headset en Teams als belomgeving, zodat iemand via dat geheel kan bellen in plaats van via een vast toestel.

Basis first
Je netwerk, internet, reserveverbinding en firewall zijn nog niet op orde. Dan heeft migreren of uitbreiden weinig zin. Eerst de basis, daarna de stap vooruit.

Lift and shift
Je vervangt snel, maar verandert weinig. Je bouwt je huidige telefonie na in de cloud en houdt keuzemenu’s, belgroepen en voicemail grotendeels hetzelfde.

Pilot first
Je test eerst met een kleine groep voordat je breder uitrolt. Dat past vooral als de verandering groter is, bijvoorbeeld bij vast-mobiel-integratie, Teams-bellen of een CRM-koppeling.

Willem zegt: “Het vooronderzoek begint altijd met een nummerplan. Zonder dat overzicht kies je op gevoel en dat merk je gegarandeerd later.”

Werkplek first
Werkplek first kies je als je één omgeving wil voor al je communicatie. Elke medewerker belt dan via Teams, met een headset aan de computer, in plaats van via een vast toestel. Samen met Symbis doe je een inventarisatie op locatie en richt je de werkplekken in. Bellen via Teams voelt anders dan een hoorn oppakken. Reken op een inwerkperiode voor je mensen.

Basis first
Heb je al een tijdje het gevoel dat de basis niet op orde is, maar is er nog geen moment geweest om het aan te pakken? Begin daar. Bouw je elke andere stap op een wankele basis, dan kost je dat later meer dan het nu oplost. Internet, wifi, routers, firewall en een reserveverbinding moeten eerst goed staan. De investering zit aan de voorkant; het rendement op de lange termijn. Zonder dit fundament neem je bestaande problemen mee naar elke andere route.

Lift and shift
Wil je rust, lagere kosten en geen grote overgang? Dan past lift and shift. Wat nu werkt, blijft werken, alleen eenvoudiger en goedkoper. Hetzelfde keuzemenu, dezelfde belgroepen, dezelfde wachtrijen. Symbis start met het nummerplan, bouwt de nieuwe situatie naast de bestaande op en regelt de portering. Voor gebruikers verandert er vrijwel niets. Omdat de infrastructuur eenvoudiger wordt, dalen de maandelijkse kosten vaak direct. Nadeel: je maakt geen gebruik van nieuwere mogelijkheden zoals Teams-integratie of een CRM-koppeling. Wil je die later alsnog, dan ga je terug naar een andere route.

Pilot first
Pilot first draai je als je de nieuwe situatie eerst wil ervaren met een kleine groep. In de praktijk kijk je wat er echt gebeurt: werkt de Outlook-synchronisatie? Bel je uit met je vaste nummer? Zie je op je mobiel wie er belt? De praktijk is de test. Niet wat er op papier staat, maar hoe jouw gebruikers het dagelijks ervaren: dat is wat telt bij een pilot. Een pilot duurt doorgaans één tot drie maanden. Dat is de meeste tijd van de vier routes, maar het levert ook het meeste draagvlak op voor een brede uitrol.

Dat is precies waarom de keuze ertoe doet.

Werkplek first
Meer afstemming vooraf, inventarisatie op locatie en een inwerkperiode voor medewerkers. De regie ligt bij jou en Symbis. Voorbereiding bepaalt het resultaat.

Basis first
De investering zit aan de voorkant, in netwerk en infrastructuur. Symbis adviseert, de organisatie beslist. Op de lange termijn de meest stabiele basis voor elke vervolgstap.

Lift and shift
Weinig tijd en aandacht van je organisatie, Symbis neemt de regie. De uitkomst is voorspelbaar en de overgang verloopt rustig, zolang de basis op orde is.

Pilot first
De meeste tijd van de vier routes, met een doorlooptijd van doorgaans één tot drie maanden. Regie ligt actief bij jou, Symbis en de testgroep samen. Wie de tijd neemt voor een pilot, haalt meer draagvlak op bij de brede uitrol.

Je kiest lift and shift, maar de basis staat niet
Dat merk je soms pas tijdens de inventarisatie. Kijk daarom al voor een gesprek: heb je een reserveverbinding? Is je wifi ingericht voor spraak? Zo voorkom je dat je dit in het traject alsnog moet oplossen. Begin altijd met een nummerplan en een inventarisatie op locatie. Pas daarna beslis je welke route past.

Je wacht omdat je contract nog loopt
Nog drie maanden. Dus je wacht. Ondertussen stapelen de wensen zich op en kies je alsnog voor lift and shift, omdat de tijd voor een betere route ontbreekt. Kijk zes tot twaalf maanden voor het aflopen van je contract wat je echt nodig hebt.

De pilot-gebruikers kunnen het verhaal niet dragen
Niet iedereen die enthousiast is, heeft ook invloed. Willem: “Drie van de vijf gebruikers zijn enthousiast, maar er is niet voldoende draagvlak binnen de organisatie. Dan wordt zo’n pilot verder uitgesteld.” Kies key users die tijd hebben en het verhaal intern kunnen dragen.

Je wisselt van route zonder de vorige af te ronden
Je kiest lift and shift, alles werkt. Dan wil je alsnog een CRM-koppeling. Dat vraagt een andere route, met een andere aanpak en andere voorbereiding. Wisselen kan, maar alleen als je de vorige route bewust hebt afgesloten.