Hotbath – Wat een IT-overstap opleverde

Hotbath levert Italiaanse design sanitairproducten aan dealers in heel Nederland en België. De afgelopen jaren zijn ze hard gegroeid. Meer omzet. Meer medewerkers. Meer systemen waar het bedrijf dagelijks van afhangt. Maar de IT-ondersteuning groeide niet mee.

Support voelde vooral reactief: pas actie als er iets niet werkte. Bij complexere vragen hing veel kennis aan een paar personen. De IT was verdeeld over meerdere partijen, waardoor onduidelijk bleef wie wat deed. De basis was er, maar voelde niet stevig.

Voor Hotbath woog dat extra zwaar. Het bedrijf werkt in een open omgeving: een dealerportal, een webshop en collega’s die buiten kantoor werken. Peter: “We hadden het gevoel, die open omgeving staat wel erg open. Die wordt niet voldoende beschermd.”

Dat was het echte kantelpunt. Niet alleen omdat dingen beter moesten. Er ontbrak ook een partner die meedacht over de IT van morgen. De vraag werd dus breder: past deze partij nog bij hoe wij nu werken?

Hotbath ging op zoek naar een IT-partner die wel paste bij de ambities. De keuze viel op Symbis.

Links: Peter, Hotbath, rechts: Marco, Symbis

De eerste stap was geen grote ingreep. Symbis keek eerst mee. Wat staat er? Waar zitten de risico’s? Wat heeft Hotbath nodig?

Uit die gesprekken kwamen vrij snel concrete punten. De firewall stond volgens Peter behoorlijk open. Op licenties bleken slimmere keuzes mogelijk. Ook serveronderhoud en beheer vroegen aandacht. Hotbath ontdekte gaandeweg dat er jarenlang nauwelijks kritisch naar de systemen was gekeken. Peter zegt: “We hebben eigenlijk geluk gehad dat er niet zo heel veel gebeurd is.”

De overstap voelde vooraf groter dan hij was, maar is probleemloos verlopen. Er liepen nog contracten bij oude partijen. Daardoor ontstond eerst een tussensituatie: een deel lag al bij Symbis, een deel nog bij de vorige leveranciers. De vraag “wie doet nu wat?” was in die periode extra belangrijk. Maar Peter is eerlijk: “De onzekerheid zat vooral aan Hotbath-kant. Symbis wist wat het deed.”

Technisch waren er wel een aantal verrassingen. Een wijziging aan de firewall leek klein. Toch liep het uit tot laat in de avond. Onderweg doken zaken op die vooraf niet zichtbaar waren. Datzelfde gold voor de migratie naar de cloud: ook daar bleek de omgeving anders ingericht dan verwacht. De oorzaak lag niet bij de uitvoering, maar bij een omgeving die jarenlang niet goed gedocumenteerd was.

Peter vond ook de persoonlijke touch erg prettig: “Collega’s kenden de Symbis-mensen snel bij naam. Niet als externe partij, maar als collega’s die erbij horen.”

Peters antwoord is opvallend nuchter. De grootste winst zit niet in iets groots dat je elke dag ziet. Juist niet.

Hij zegt: “Wat we merken van de samenwerking? Eigenlijk niet zo heel veel. Het draait gewoon goed.” Dat is precies de bedoeling. De operatie draait door, bestellingen gaan eruit en mensen kunnen werken. IT mag daarin geen bron van frustratie zijn.

Hotbath krijgt elke maand een rapport met ingediende issues en wat er op de achtergrond is gebeurd. Dat geeft overzicht. Niet omdat Peter overal bovenop wil zitten, maar omdat hij wil weten wat er speelt zonder er steeds achteraan te moeten.

Er veranderde ook iets in beveiliging en bewustwording. Hothbath voerde tweestapsverificatie in. Dat hoort gewoon bij een veilige IT-omgeving. Onderwerpen als phishing-awareness en de keuze tussen cloud of een nieuw serverpark kwamen op tafel. De accountmanager van Symbis belt regelmatig. Hij checkt of er nog dingen lopen en draagt actuele onderwerpen aan. Peter: “We voelen ons daarin heel erg meegenomen.”

Voor de interne IT-bezetting werkt dat prettig. Hotbath heeft een kleine IT-afdeling. Daaromheen zit Symbis die de IT bewaakt, meedenkt en opschaalt als dat nodig is. We zorgen dat alles goed blijft lopen, de IT-omgeving veilig is en downtime tot een minimum beperkt blijft.

Peter is zeer positief over de samenwerking, maar heeft ook een verbeterpunt. Dat maakt zijn verhaal juist geloofwaardig.

Wat erg goed werkt, is de combinatie van kennis en bereikbaarheid. Als er iets is, pakt Symbis de telefoon en komt er een oplossing. Zonder discussies. Peter noemt respect daarbij meerdere keren. Niet alleen in toon, maar ook in hoe je met elkaar omgaat als iets anders loopt dan gedacht.

Zijn voornaamste verbeterpunt zit in de inschatting vooraf. Soms blijkt werk meer tijd te kosten dan eerst gedacht. Maar zulke dingen zijn bespreekbaar. Peter benoemt het en het wordt opgelost.

Als hij Symbis in één zin moet samenvatten: “Strategisch meedenken, proactief zijn en de relatie met respect benaderen. Een partij die je ontzorgt op alle facetten van IT.”

IT die je niet meer opmerkt, is IT die goed werkt. Dat is wat Hotbath zocht en wat ze nu hebben. Geen grote woorden, wel een stabiele basis, een vaste lijn en een partner die meedenkt zonder dat je er steeds achteraan moet.

De kern van dit verhaal is herkenbaar: een organisatie groeit, de IT groeit niet mee en op een gegeven moment is het genoeg. Wat het verschil maakt, is niet de overstap zelf. Het is de manier waarop je daarna samenwerkt. Proactief, bereikbaar en met respect voor elkaar.

Herken je wat Peter beschrijft? Begin dan zoals Hotbath begon: vraag een second opinion. Niet om direct te beslissen, maar om te zien wat er mogelijk is. Dat kost weinig en levert vaak meer op dan je verwacht.

Symbis helpt organisaties zoals die van jou met IT-beheer, beveiliging en strategisch advies. Wil je weten of jouw IT-aanpak nog past bij hoe jouw organisatie nu werkt? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.