De grootste uitdaging bleek te zitten in de samenwerking met de oude leverancier. Vooraf werd volledige medewerking toegezegd. In de praktijk liep het anders. “Jullie hebben veel extra uren moeten maken om documentatie op te vragen en toegang te krijgen.”
De overstap verliep zoals afgesproken. “De onboarding was professioneel. Ook de introductie van jullie als nieuwe leverancier richting onze medewerkers was sterk. Met de foodtruck, de flyers en de video.” Het maakte meteen duidelijk wie ze konden bellen, hoe meldingen liepen en wat er veranderde.
Tijdens de migratie ging het werk gewoon door. “De overgang verliep soepel. We liepen iets uit de uren, maar er waren geen stilstanden. Iedereen wist waar hij aan toe was.”
Achteraf zag Mark nog een leerpunt: strakker sturen op tegenwerking en eerder escaleren. Niet als verwijt, maar omdat je in dit soort trajecten afhankelijk blijft van wat je uit de oude situatie meekrijgt, hoe zorgvuldig je ook plant.
Wat veranderde er na de overstap op de werkvloer?
Op de werkvloer merkten collega’s het vooral in het vertrouwen in de helpdesk van Symbis. Meldingen werden opgepakt en er kwam een terugkoppeling. Daardoor gingen ze weer bellen in plaats van zelf omwegen te zoeken.
Het ging in het begin niet altijd vanzelf. Je moet wennen aan elkaar. Afstemming duurde soms langer als er veel heen en weer werd gemaild. Voor Royal Van Beest werkt direct contact beter: even schakelen, afspraken maken, doorpakken. Hierin hebben we vrij snel bijgestuurd. Minder mailen, vaker even bellen of Teamsen. We hebben vaste contactmomenten afgesproken met duidelijke eigenaars per actiepunt, zodat zaken niet blijven hangen.
Wat veranderde er in de rol van het IT-team en support?
Sinds de overstap is Marks rol als IT-verantwoordelijke veranderd. “Ik ben minder operationeel bezig, we hebben regelmatig een floorwalker van jullie over de vloer. Die neemt veel uit handen.” Daardoor weten medewerkers Symbis sneller te vinden en komt zijn focus meer te liggen op escalatie en regie. Het geeft het IT-team ruimte om te focussen op business en projecten.
Bij serieuze incidenten blijft hij wel betrokken. “Als er bijvoorbeeld iets uitvalt in de fabriek of switches gaan plat, slaat de monitoring aan en wordt er gebeld.” Dat voelt professioneel: samen een impactanalyse doen, afspreken wat logisch is en leveren. “Als er bijvoorbeeld wordt afgesproken dat er zaterdagochtend contact is, gebeurt dat ook.”
