Van Sillevoldt Rijst – Van IT-risico naar vertrouwen

Voor veel groeiende bedrijven is dit een herkenbaar kantelpunt: je ambities groeien sneller dan je IT-mogelijkheden. “We merkten dat we vastliepen. Vooral op het gebied van innovatie en schaalbaarheid,” vertelt Sander. “We hadden een steeds langere lijst van projecten en werkzaamheden. Die wilden we oppakken. Maar die bleven een beetje hangen.” Dit is vaak het eerste signaal dat je IT-ondersteuning niet meer past bij je groei-ambities.

Maar het werd nog urgenter toen cybersecurity in beeld kwam. “Ook op dit gebied hadden we wat kleine incidenten gehad. We dachten: op dat vlak lopen we uiteindelijk ook gewoon achter.”

De realiteit: verschillende groeipaden

Na anderhalf jaar gesprekken met hun toenmalige IT-leverancier bleek er een verschil in ontwikkeling. “Zij zijn een vrij klein bedrijf. Wij groeiden ondertussen door naar 80 medewerkers.”

Het werd een klassiek voorbeeld van verschillende groeipaden. Teunis legt uit: “Dan denk je: er hoeft maar iets te gebeuren. Vakantie, ziekte of noem maar op. Wie gaan we dan bellen? En wie gaat ons uit de problemen helpen?”

Dit dilemma herken je misschien: je huidige leverancier doet zijn uiterste best en het persoonlijke contact is uitstekend. Maar jullie groeipaden lopen uit elkaar. Wat goed was voor je IT-landschap van gisteren, past niet meer bij morgen.

Het switchen van IT-partner is geen beslissing die je van de ene op de andere dag neemt. Vooral niet als je goede ervaringen hebt gehad. Voor veel ondernemers wordt het een worsteling tussen loyaliteit en zakelijke noodzaak. “We zijn best lang bezig geweest voordat we de knoop doorhakten,” vertelt Sander. “Onze vorige leverancier deed z’n best en we hebben ze alle ruimte gegeven om op te schalen,” vult Teunis aan. “Maar op een gegeven moment moet je zakelijk kijken: is dit nog houdbaar?”

Geef je leverancier tijd, maar stel een deadline. Blijft verbetering uit? Dan is het tijd om verder te kijken.

Hoe eerste contacten ontstaan

Vaak beginnen de belangrijkste zakelijke contacten heel gewoon. Tot je op het juiste moment besluit er iets mee te doen. “Ik had een foldertje op mijn bureau liggen,” vertelt Teunis. “Daar stond een uitnodiging voor een IT-event van jullie in.” Sander: “Ik ben erheen gegaan, we raakten in gesprek. En toen begon het te rollen. Binnen drie maanden hadden we de keuze gemaakt.”

De drie kernvereisten voor een IT-partner

Voor bedrijven met kritieke IT-processen zijn er diverse kernvereisten die niet onderhandelbaar zijn. “Voor ons draait het om drie dingen en jullie voldoen aan alle drie,” zegt Sander.

1. Bedrijfscontinuïteit: “Een stevige partij die schaalbaar is. Dus als er iemand ziek wordt of weggaat, dat er direct een andere persoon klaarstaat.”
2. Specialistische kennis: “Een bedrijf dat groot genoeg is om voor alle IT-onderwerpen deskundige specialisten beschikbaar te hebben.”
3. Culturele match: “We willen een match met de mentaliteit die wij hebben. We zijn van korte lijnen, snel schakelen. Dat is ook onze kracht.”

Deze drie pijlers vormen vaak het verschil tussen een leverancier en een echte partner.

Het is slim om meerdere IT-partijen met elkaar te vergelijken

Tijdens een selectieproces zijn het ook vaak ‘zachte’ factoren die de doorslag geven. “We hebben meerdere partijen gesproken,” zegt Sander. “Maar die bleken niet de juiste match.”

“Voor ons is nabijheid cruciaal,” vertelt Teunis. “Als hier iets gebeurt, willen we een partner die direct in de auto stapt en binnen een half uur bij ons is.”

“Eén van de hoofdredenen waarom we hebben besloten om naar jullie te gaan, is het persoonlijk contact,” legt Sander uit. “Bij anderen hadden we het idee dat we meer als een nummer behandeld zouden worden. Dat was bij jullie totaal anders, we kregen direct de persoonlijke aandacht die we zochten.”

Overweeg wat bij jou past

Elke IT-partner heeft sterke en minder sterke kanten. Hele grote partijen hebben vaak meer capaciteit en een breed dienstenaanbod, maar je hebt minder persoonlijk contact en vaak langere lijnen. Kleine partijen kennen je organisatie beter en schakelen sneller, maar kunnen kwetsbaarder zijn als er iemand wegvalt. Kijk goed wat het beste aansluit bij jouw situatie en ambitie.

Misschien vraag je je af hoe een overstap in de praktijk gaat. Hoe zorg je dat alles blijft draaien? Dit is hoe we het aanpakten bij Van Sillevoldt en hoe Sander het heeft ervaren.

De ultieme test: een crisis voor de officiële overstap

Het ‘mooie’ van een crisis is dat je vaak ontdekt wat je echt aan elkaar hebt. Voor de officiële overstap naar Symbis gebeurde er een serieus incident bij Van Sillevoldt.

“In een bepaald weekend moesten alle servers uit, omdat er aan het stroomnetwerk een reparatie moest plaatsvinden. Op zaterdagmiddag zetten wij de servers weer aan, maar ze kwamen niet in de lucht,” vertelt Sander. “Onze oude leverancier kreeg het niet opgelost. Toen hebben we met jullie gebeld. Op maandagavond stonden er drie man op de stoep. Binnen een paar uur was het opgelost.”

Voor Sander was dit het bewijs dat de keuze klopte: “Dat gaf ons wel de overtuiging van onze gemaakte keuze: jullie hebben echt kennis van zaken. Als er iets misgaat, dan is er geen stress, maar lossen jullie het op.”

Professioneel projectmanagement: waarom structuur rust geeft

Een van de grootste zorgen bij IT-overstappen is het gevoel van onzekerheid. Wat gebeurt er wanneer? Wie is verantwoordelijk? Bij een goede partner verdwijnt die onzekerheid vanaf dag één.

“Wat meteen opviel: jullie hebben een zeer toegewijd team. Die een migratie starten en deze ook goed afronden. Dat vind ik prettig. En ook dat je gedurende zo’n fase constant dezelfde gezichten ziet,” vertelt Sander.

“Jullie hebben een projectmanager, die direct fysiek langskwam. Dit is het plan van aanpak, dit gaan we doen, in deze volgorde en op deze dagen. Dus je weet waar je aan toe bent.”

De grootste angst weggenomen: overstappen zonder stilstand

Voor productiebedrijven is stilstand geen optie. Elke minuut dat de systemen niet draaien, kost geld. Deze angst houdt veel ondernemers tegen om over te stappen, ook al weten ze dat het nodig is.

“Natuurlijk maakten we ons zorgen. Het was zeker spannend. Hoe zorgvuldig je het ook voorbereidt, er zijn altijd onvoorziene dingen. In hoeverre gaan we stilstand ervaren als we zaken om gaan switchen?”

Het resultaat overtrof de verwachtingen: “We hebben niet stilgestaan in de fabriek. We hebben geen grote problemen gehad tijdens de hele migratie.”

Dit horen we vaak als grootste opluchting achteraf. De angst voor stilstand blijkt ongegrond.

Transparantie in budget en planning

IT-projecten staan bekend om budgetoverschrijdingen en vertraagde planningen. Voor veel IT-verantwoordelijken is dit een vervelende verrassing die ze liever vermijden.

“De planning en het budget zijn transparant gecommuniceerd. We wisten vooraf wat het ging kosten. Daar zijn we niet overheen gegaan. Dat spreekt ook voor jullie. Vaak zie je dat IT-projecten boven budget gaan en niet geheel volgens planning verlopen.”

Transparantie vooraf voorkomt discussies achteraf en dat geeft rust tijdens het hele proces.

Realistische verwachtingen: kleine problemen, snelle oplossingen

Perfectie bestaat niet bij het overstappen. De kunst zit in het realistisch inschatten van risico’s en het professioneel oplossen van onvermijdelijke kleine problemen.

“Het waren kleine dingetjes,” vertelt Sander. “We hadden het ook wel verwacht. We weten dat onze systemen complex en dynamisch zijn. De kans dat daar iets wordt vergeten of fout gaat is aanwezig.”

“Ik denk dat je perfectie op dat vlak ook niet moet nastreven. Je moet accepteren dat sommige dingen fout gaan. Mij gaat het erom, hoe pak je het op? Hoe wordt het opgelost? Dat deden jullie heel voortvarend.”

Hoe goed je ook voorbereidt, er gaat altijd iets mis. Het verschil zit in hoe snel en professioneel je partner problemen oplost. Zorg dat je hierover vooraf duidelijke afspraken maakt.

Transparantie en aanwezigheid: zo voorkom je het vacuüm-gevoel

Bij het overstappen zit de grootste uitdaging vaak bij de gebruikers. Zij moeten ineens met nieuwe systemen werken en weten niet meer wie ze kunnen bellen voor hulp. Dit ‘vacuüm-gevoel’ kan een succesvolle overstap volledig ondergraven.

“We hebben onze mensen van tevoren goed geïnformeerd dat er een switch van IT-leverancier ging plaatsvinden. Daarnaast zijn jullie, zeker in de beginfase, zeer regelmatig, fysiek aanwezig geweest. Hierdoor vielen onze collega’s niet in een vacuüm,” legt Sander uit.

Vroege communicatie en zichtbare aanwezigheid nemen de onzekerheid weg die veel weerstand veroorzaakt.

Maatwerk boven standaardaanpak: waarom luisteren belangrijk is

Elke IT-partner heeft bewezen methodieken die meestal goed werken. Maar de beste partners zijn bereid om hun aanpak aan te passen als de relatie goede argumenten heeft waarom iets anders beter zou zijn.

“Jullie stelde eerst een ‘big bang’-aanpak voor: alles in één keer omzetten. Ik zei: dat kan, maar dan stuur ik alle telefoontjes door naar jullie. Want ik verwacht dat veel mensen hulp nodig hebben om het in te stellen en de volgende dag hun wachtwoord niet meer weten. Dat heb ik vooraf aangegeven. We hebben daar samen over gesproken en uiteindelijk een middenweg gekozen,” vertelt Sander.

“Dat hebben we dan ook gefaseerd gedaan. We hebben bewust gekozen om het per tien mensen om te zetten en niet in één keer voor allemaal,” legt Sander uit.

Dit toont waarom ervaring van beide kanten waardevol is, de IT-partner brengt technische expertise, de relatie brengt kennis van zijn eigen organisatie.

Voor veel IT-verantwoordelijken is IT een constante verantwoordelijkheid. Liggen de systemen eruit? Zijn we wel veilig? Wie lost het op als er iets gebeurt?

“Uiteindelijk wil je weten wat het je oplevert. Voor ons betekende het vooral meer rust en zekerheid,” legt Sander uit

Rust in het hoofd, cybersecurity onder controle

Cybersecurity-incidenten, systeemuitval, datalekken, het houdt veel IT-verantwoordelijken ’s nachts wakker. Vooral als je niet zeker weet of je systemen wel echt veilig zijn.

“Wat is nou de grootste winst geweest? Dat is dat ik weer met een gerust hart naar huis ga en prettig slaap,” zegt Sander. “We hebben echt een stap gemaakt op bijvoorbeeld cybersecurity. Dat is onder controle. Er wordt proactief gemonitord.”

“Praktijkvoorbeeld: er zwerft een wachtwoord op internet. Jullie schakelen direct en bellen: ‘We hebben gezien dat je wachtwoord online staat. We adviseren je het meteen te wijzigen. Sterker nog, we hebben je account alvast geblokkeerd om risico’s te voorkomen.’”

Dit is de rust die komt van weten dat er professionals meekijken, je hoeft niet meer zelf de bewaker te spelen

Van wachten naar oplossen: service die werkt

Niets is frustrerender dan medewerkers die dagenlang vastlopen op IT-problemen. Ze kunnen niet werken, jij kunt niet helpen en je IT-leverancier heeft het ‘druk’. Ondertussen loopt de productiviteit terug.

“Servicetickets worden veel sneller opgepakt. Waar collega’s voorheen een week of twee bleven rondlopen, bellen of mailen ze nu gelijk met jullie servicedesk. Meestal is het binnen een uur opgelost.”

Infrastructuur die gewoon doet wat het moet doen

Sommige IT-ergernissen accepteer je zo lang dat je vergeet hoe het ook kan zijn. Tot je ineens merkt dat dingen gewoon werken zoals ze horen te werken.

“De VPN was ook wel een ergernis binnen de organisatie. Die werkte, maar viel ook regelmatig weg. Dat is nu volledig onder controle.”

Soms zijn het juist de kleine, dagelijkse frustraties die verdwijnen waar je het meest blij van wordt.

Vergeet niet te evalueren wat een nieuwe IT-partner je echt oplevert. Snellere hulp en minder zorgen zijn minstens zo belangrijk als techniek.

De ambitie

Voor veel mkb-bedrijven is het een dagelijkse realiteit: je wilt meespelen met de grote jongens, maar je hebt niet hun budget of mankracht. Toch moet je wel dezelfde kwaliteit en service leveren. Anders ben je zo je grootste klanten kwijt.

“We maken deel uit van een Italiaanse groep en we willen toch wel een van de betere van de klas zijn. Die ambitie heb ik heel erg. We willen vooroplopen,” vertelt Teunis.

“We doen zaken met grote bedrijven. Vergeleken daarmee zijn wij een klein bedrijf. Maar we moeten wel mee met die ontwikkeling die zij maken.”

IT als concurrentievoordeel: efficiëntie moet het winnen van grootte

In Nederland kunnen mkb-bedrijven niet concurreren op lage loonkosten. Je moet het hebben van slimmer werken, niet harder werken. En dat betekent vaak: betere IT-processen die tijd en geld besparen.

“In Nederland is arbeid vrij duur. Je moet het in de IT gaan winnen. Als we geen ideeën hebben bijvoorbeeld om de facturering en de hele orderstromen te verbeteren, hadden wij bepaalde klanten al niet meer beleverd,” zegt Teunis.

“We verwachten hierin een stuk proactiviteit van jullie. Maar we moeten ook heel veel van onszelf verwachten. Wij moeten onszelf constant de vraag stellen om up-to-date te blijven.”

Het verschil tussen overleven en groeien: IT niet zien als kostenpost, maar als investering in efficiëntie en concurrentiekracht.

Gebruik je IT-partner als klankbord. Door samen vooruit te kijken, blijf je vooroplopen en voorkom je dat vernieuwing stilvalt.

Een IT-partner moet bij je passen. Niet alleen qua kennis, maar ook qua mentaliteit. Sander legt uit waarom dat verschil maakt.

De cultuurmatch

“Ik merk jullie persoonlijke betrokkenheid in de praktijk. Enerzijds omdat er dezelfde cultuur heerst. Jullie zijn dermate groot om voldoende kennis, expertise en bedrijfscontinuïteit te borgen. Maar jullie verliezen niet dat persoonlijke contact en het snelle schakelen en de korte lijnen,” zegt Sander.

Bewijs van betrokkenheid

Een recent praktijkvoorbeeld illustreert dit perfect:

“Onlangs kreeg ik een telefoontje uit de fabriek: de werkorders kwamen niet meer uit de printer. Jullie keken naar de printer: die deed het prima. Onze softwareleverancier checkte hun systeem: ook geen probleem. Normaal gesproken krijg je dan het pingpongspel, wie neemt de verantwoordelijkheid op zich om de storing op te lossen,” vertelt Sander.

“Jullie ondernamen actie en binnen een half uur zaten we met z’n drieën te videobellen: iemand van jullie, iemand van onze softwareleverancier en ikzelf. Anderhalf uur later was het probleem opgelost.”

“Jullie hadden ook kunnen zeggen: ‘Het ligt niet aan ons, dus veel succes ermee.’ Maar in plaats daarvan dachten jullie mee en investeerden tijd in een probleem dat technisch gezien niet van jullie was. Dat is nou het verschil tussen een leverancier en een partner.”

Kijk niet alleen naar technische kennis, maar ook naar de mentaliteit van je partner. De bereidheid om mee te denken buiten hun eigen verantwoordelijkheid maakt het verschil in de samenwerking.

Als je zelf een overstap overweegt, zijn dit volgens Sander en Teunis de belangrijkste lessen die je helpen een goede keuze te maken.

1. Begin op tijd met zoeken
   Gun jezelf de tijd om de juiste partner te vinden. Haast leidt tot verkeerde keuzes.
2. Test de cultuurmatch
   Techniek kun je leren, maar cultuur moet kloppen. Zoek een partner die jouw manier van werken begrijpt.
3. Eis transparantie in planning en budget
   Een goede partner geeft van tevoren duidelijkheid over planning en kosten. En houdt zich daar ook aan.
4. Zorg voor bedrijfscontinuïteit
   Eén of een paar personen die alles weten, is een risico. Kies voor een team met specialisten.
5. Denk aan je gebruikers
   Communiceer vroeg en vaak. Zorg voor begeleiding tijdens de overstap. Voer grote veranderingen gefaseerd in.

“We hebben nu met jullie een partner, waarmee we samen verder kunnen groeien,” concludeert Sander.

“De risico’s zijn weggenomen en we zijn stabiel. Het is heel duidelijk. We weten waar we naartoe gaan en kunnen weer een stap gaan maken,” vult Teunis aan.

Is jouw IT-omgeving klaar voor de toekomst? Of loop je tegen dezelfde soort uitdagingen aan als Van Sillevoldt Rijst?

Plan vandaag nog een vrijblijvend gesprek om te ontdekken hoe wij jouw IT-uitdagingen oplossen. Net zoals we dat voor deze relatie hebben gedaan.